Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh nhiều loại chi phí nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh. Khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), không phải tất cả các chi phí đều được khấu trừ. Chỉ những chi phí hợp lý, hợp lệ theo quy định của pháp luật mới được trừ khi tính thuế TNDN. Vì vậy, việc hiểu rõ quy định về chi phí hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Điều Kiện Để Chi Phí Được Xác Định Là Hợp Lý

Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn liên quan, để một khoản chi phí được coi là hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN, nó phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Phục Vụ Hoạt Động Sản Xuất Kinh Doanh

Chi phí phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi có tính chất cá nhân, không liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ không được khấu trừ.

.2. Có Đầy Đủ Hóa Đơn, Chứng Từ Hợp Pháp

Doanh nghiệp phải có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), chứng từ thanh toán hợp lệ và các tài liệu khác chứng minh tính xác thực của chi phí.

3. Thanh Toán Qua Ngân Hàng (Đối Với Các Khoản Từ 20 Triệu Đồng Trở Lên)

Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), việc thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng thì mới được tính vào chi phí hợp lý.

Các Khoản Chi Phí Hợp Lý Được Khấu Trừ Khi Tính Thuế TNDN

1. Chi Phí Nguyên Vật Liệu, Hàng Hóa

Bao gồm chi phí mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh. Các khoản này phải có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp lệ.

2. Chi Phí Lương Và Các Khoản Phụ Cấp Cho Người Lao Động

Tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) của người lao động đều được tính vào chi phí hợp lý, miễn là có chứng từ thanh toán và được ghi nhận trong hợp đồng lao động.

3. Chi Phí Khấu Hao Tài Sản Cố Định

Tài sản cố định được khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính. Mức khấu hao phải phù hợp với thời gian sử dụng hữu ích và phải được ghi nhận hợp lý trong sổ sách kế toán.

4. Chi Phí Quảng Cáo, Tiếp Thị, Khuyến Mại

Các chi phí quảng cáo, tiếp thị, hội nghị khách hàng, khuyến mại đều được trừ nếu có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ.

5. Chi Phí Điện, Nước, Văn Phòng Phẩm

Chi phí điện, nước, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh đều được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu có hợp đồng, hóa đơn hợp lệ.

6. Chi Phí Lãi Vay

Lãi vay ngân hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được tính vào chi phí hợp lý, tuy nhiên, mức lãi suất không được vượt quá giới hạn do Bộ Tài chính quy định.

7. Chi Phí Đào Tạo Nhân Viên

Các chi phí đào tạo, nâng cao kỹ năng cho người lao động nếu có đủ chứng từ hợp lệ cũng được tính vào chi phí hợp lý.

Các Khoản Chi Không Được Tính Vào Chi Phí Hợp Lý

Một số khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

• Chi phí không có chứng từ hợp lệ.
• Chi phí vượt mức khống chế theo quy định của pháp luật (ví dụ: chi phí tiếp khách vượt quá mức hợp lý).
• Lãi vay của cá nhân không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế.
• Chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh trong công ty hợp danh.
• Các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Biện Pháp Quản Lý Và Tối Ưu Chi Phí Hợp Lý

1. Quản Lý Hóa Đơn, Chứng Từ

Doanh nghiệp cần tổ chức lưu trữ hóa đơn, chứng từ một cách khoa học để đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2. Tối Ưu Hóa Chi Phí Hợp Lý

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí hợp lý bằng cách chủ động kiểm soát các khoản chi phí, đảm bảo các khoản chi có đầy đủ chứng từ hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật.

3. Áp Dụng Các Chính Sách Thuế Hợp Lý

Doanh nghiệp nên tận dụng các ưu đãi thuế hợp pháp do Nhà nước ban hành để giảm nghĩa vụ thuế, chẳng hạn như chính sách miễn giảm thuế TNDN cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp hoạt động trong khu công nghệ cao.

4. Sử Dụng Dịch Vụ Tư Vấn Thuế

Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn thuế để đảm bảo các khoản chi phí được hạch toán hợp lý và tránh rủi ro thuế không đáng có.

Chi phí hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định pháp luật để quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Việc lập kế hoạch chi phí hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững, tăng lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro thuế trong tương lai.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com