Khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), một trong những bước quan trọng nhất là xác định các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được trừ. Việc hiểu rõ quy định về chi phí được trừ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh bị xuất toán chi phí và hạn chế rủi ro về thuế.

Năm 2025, các quy định liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN vẫn cơ bản tuân theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan). Tuy nhiên, việc áp dụng các quy định cần bám sát thực tế hoạt động của doanh nghiệp và các yêu cầu về chứng từ, hóa đơn theo quy định pháp luật.

1. Khái niệm chi phí được trừ

Chi phí được trừ là những khoản chi phí hợp lý, thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Các khoản chi này sẽ được trừ khỏi tổng doanh thu khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Điều kiện chung để được trừ:

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được trừ phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trên 20 triệu đồng) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Các khoản chi phí được trừ phổ biến

a. Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa

Các khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán đúng quy định sẽ được trừ toàn bộ. Một số lưu ý:

• Đối với hàng hóa mua vào, phải có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho.
• Giá trị mua không vượt giá thị trường tại thời điểm giao dịch.

b. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp

Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản đóng bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) cho người lao động là chi phí được trừ nếu:

• Có hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động.
• Có bảng lương, bảng chấm công, chứng từ thanh toán tiền lương.
• Các khoản phụ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại, độc hại...) phải được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.

Lưu ý: Phần tiền lương, tiền công đã ghi nhận chi phí nhưng không chi trả thực tế trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính thì không được trừ.

c. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được trừ nếu:

• Tài sản được sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Tài sản có đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng hợp pháp.
• Khấu hao đúng theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc các văn bản hướng dẫn tương đương.

TSCĐ không sử dụng cho hoạt động sản xuất, hoặc sử dụng không liên tục sẽ không được khấu hao hợp lệ.

d. Chi phí dịch vụ thuê ngoài

Các khoản chi cho dịch vụ thuê ngoài (thuê kho, bảo vệ, vận chuyển, tư vấn, kiểm toán...) được trừ nếu:

• Có hợp đồng dịch vụ rõ ràng.
• Có hóa đơn chứng từ hợp pháp.
• Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng.

Cách kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp online nhanh chóng

e. Chi phí lãi vay

Chi phí lãi vay là khoản chi hợp lý, được trừ nếu:

• Khoản vay phục vụ cho sản xuất, kinh doanh.
• Có hợp đồng vay, chứng từ thanh toán, bảng kê tính lãi.
• Tỷ lệ lãi suất không vượt quá mức bình thường trên thị trường.

Lưu ý: Chi phí lãi vay đối với phần vốn điều lệ còn thiếu theo đăng ký (trong kỳ) hoặc vay của cá nhân không phải là tổ chức tín dụng nhưng không có hợp đồng vay và thanh toán không qua ngân hàng thì sẽ không được trừ.

f. Chi phí quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị

Không còn giới hạn 15% như trước đây. Doanh nghiệp có thể hạch toán toàn bộ chi phí quảng cáo, khuyến mại, nếu:

• Có chương trình rõ ràng.
• Hợp đồng, hóa đơn hợp pháp.
• Có hồ sơ chứng minh hoạt động quảng cáo/khuyến mại thực tế.

g. Chi phí đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên

Chi phí cho các khóa học đào tạo, hội thảo, tập huấn dành cho nhân viên cũng được tính là chi phí hợp lệ nếu:

• Có kế hoạch đào tạo được phê duyệt.
• Chứng từ thanh toán, chứng chỉ, bảng điểm nếu có.
• Phù hợp với nhu cầu công việc.

h. Các khoản thuế, phí, lệ phí

Các loại thuế, phí (trừ thuế TNDN) được trừ như:

• Thuế môn bài.
• Thuế xuất nhập khẩu.
• Lệ phí trước bạ tài sản.
• Phí bảo vệ môi trường, phí hạ tầng, v.v.

i. Chi phí công tác

Các khoản chi phí đi công tác như tiền vé máy bay, taxi, tiền ăn, khách sạn sẽ được trừ nếu:

• Có quyết định cử đi công tác.
• Có hóa đơn, chứng từ kèm theo.
• Vé máy bay điện tử phải kèm theo thẻ lên máy bay, lộ trình công tác.

3. Một số khoản chi không được trừ

Ngoài các khoản chi được trừ, cần lưu ý một số khoản không được trừ khi tính thuế TNDN, bao gồm:

• Chi vượt mức khống chế theo quy định (ví dụ chi trang phục bằng tiền mặt vượt 5 triệu/người/năm).

• Khoản trích lập quỹ không đúng quy định.

• Chi phí không có chứng từ hợp lệ.

• Chi từ nguồn tài trợ không nhằm mục đích kinh doanh.

• Phần chi trả lãi vay vượt quá 30% EBITDA đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết (theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP).

4. Lưu ý về chứng từ và hóa đơn

Để đảm bảo chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến công tác lưu trữ, quản lý chứng từ:

• Mọi hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp pháp, không bị sai sót thông tin.

• Chứng từ thanh toán phải khớp với nội dung hóa đơn.

• Thanh toán không dùng tiền mặt với các khoản chi > 20 triệu đồng là bắt buộc (chuyển khoản qua ngân hàng, không thanh toán tiền mặt).

5. Một số ví dụ minh họa cụ thể

Ví dụ 1: Chi phí tiền lương hợp lệ

Tình huống:
Công ty ABC ký hợp đồng lao động với 5 nhân viên, trong đó mỗi người nhận lương 12 triệu đồng/tháng. Công ty thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ BHXH, BHYT và BHTN theo quy định. Lương được thanh toán chuyển khoản vào tài khoản cá nhân và có bảng chấm công đầy đủ.

Phân tích:
Đây là chi phí hợp lý, hợp lệ vì:

• Có hợp đồng lao động.

• Có bảng lương, bảng chấm công.

• Thanh toán đúng quy định (qua ngân hàng).

• Có đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động.

➡️ Chi phí tiền lương này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

---

Ví dụ 2: Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Tình huống:
Công ty XYZ mua văn phòng phẩm với tổng giá trị 22 triệu đồng nhưng không lấy hóa đơn, chỉ có phiếu thu viết tay.

Phân tích:
Mặc dù đây là khoản chi phục vụ hoạt động của công ty, nhưng do không có hóa đơn hợp pháp và không thanh toán qua ngân hàng, nên:

➡️ Chi phí này sẽ bị loại khi quyết toán thuế.

---

Ví dụ 3: Chi phí quảng cáo trên Facebook

Tình huống:
Doanh nghiệp chi 100 triệu đồng chạy quảng cáo Facebook để bán sản phẩm, thanh toán qua thẻ tín dụng công ty. Chi phí này có hóa đơn thương mại điện tử từ Facebook, chứng từ thanh toán quốc tế và hợp đồng quảng cáo.

Phân tích:
Chi phí quảng cáo trên nền tảng nước ngoài là chi phí được trừ nếu:

• Có hóa đơn thương mại điện tử hợp pháp.

• Có chứng từ thanh toán (qua ngân hàng).

• Có giải trình rõ ràng liên quan đến hoạt động kinh doanh.

➡️ Đây là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế, mà còn giảm thiểu rủi ro khi bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Trong năm 2025, tuy chưa có thay đổi lớn trong chính sách thuế TNDN, nhưng các doanh nghiệp vẫn cần cập nhật thường xuyên các quy định mới, đảm bảo chứng từ minh bạch, và áp dụng đúng nguyên tắc hạch toán kế toán.

Để tránh những sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế hoặc thuê đơn vị tư vấn thuế chuyên nghiệp để được hỗ trợ một cách bài bản, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tối ưu lợi ích tài chính.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com