Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp các trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập do sai sót về thông tin hoặc số liệu trên hóa đơn gốc. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong giao dịch mà còn đáp ứng các quy định về hóa đơn, chứng từ theo pháp luật.

Có hai loại hóa đơn để giải quyết các vấn đề này:

• Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng để điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã lập mà không thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc.
• Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi hóa đơn cũ có sai sót nghiêm trọng, cần phải lập một hóa đơn mới hoàn toàn chính xác để thay thế hóa đơn cũ.

Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hóa đơn cần lập dựa trên tình huống cụ thể, nhằm lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Cụ thể như sau:

Hóa đơn điều chỉnh được áp dụng khi:

• Có sai sót về số lượng, đơn giá, hoặc giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã ghi trên hóa đơn.
• Điều chỉnh giảm giá trị đã ghi trên hóa đơn gốc do khách hàng trả lại hàng hóa hoặc giảm giá bán hàng.

Hóa đơn thay thế được áp dụng khi:

• Hóa đơn gốc có sai sót lớn về các thông tin như mã số thuế, tên công ty, địa chỉ,... hoặc không phù hợp với các quy định về hóa đơn.
• Doanh nghiệp nhận thấy việc sửa đổi nhiều chi tiết trên hóa đơn gốc sẽ phức tạp và không đảm bảo sự chính xác.

Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Để lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước thực hiện như sau:

a. Cách lập hóa đơn điều chỉnh

Bước 1: Tạo hóa đơn điều chỉnh trên hệ thống hóa đơn điện tử

• Đăng nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
• Chọn mục lập hóa đơn điều chỉnh và điền đầy đủ các thông tin cần thiết.

Bước 2: Điền thông tin cần điều chỉnh

• Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ các nội dung cần điều chỉnh như số lượng, đơn giá, hoặc tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ.
• Cần chú thích rõ đây là hóa đơn điều chỉnh của hóa đơn gốc nào, ghi cụ thể số và ngày của hóa đơn gốc.

Bước 3: Xác nhận và ký số

• Sau khi hoàn tất các thông tin điều chỉnh, xác nhận lại các chi tiết để đảm bảo chính xác.
• Thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử để hợp pháp hóa, sau đó gửi hóa đơn điều chỉnh cho khách hàng để họ lưu trữ và theo dõi.

Bước 4: Kê khai bổ sung (nếu cần thiết)

• Đối với các hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hoặc điều chỉnh thuế suất, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ kê khai hiện tại.
• Đảm bảo rằng các điều chỉnh này được kê khai đúng kỳ để không gây ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.

6 Lưu Ý Quan Trọng Về Hóa Đơn Điện Tử Đối Với Hộ, Cá Nhân Kinh Doanh

b. Cách lập hóa đơn thay thế

Bước 1: Xác định rõ lý do thay thế

Kiểm tra kỹ các thông tin trên hóa đơn gốc để xác định rằng các sai sót không thể điều chỉnh được mà cần thay thế hoàn toàn.

Bước 2: Tạo hóa đơn mới trên hệ thống hóa đơn điện tử

Tạo một hóa đơn mới hoàn chỉnh, thay thế cho hóa đơn cũ. Mọi thông tin trên hóa đơn thay thế cần chính xác và hợp lệ, không có sai sót nào.

Bước 3: Ghi chú rõ hóa đơn thay thế

Trên hóa đơn thay thế, ghi rõ nội dung là “Hóa đơn thay thế” và ghi kèm số hóa đơn, ngày lập của hóa đơn gốc. Thông tin này giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu, quản lý và lưu trữ.

Bước 4: Hủy hóa đơn cũ (nếu cần)

Nếu hóa đơn cũ có sai sót nghiêm trọng và cần hủy, thực hiện thao tác hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo rằng hóa đơn thay thế là hóa đơn duy nhất có giá trị.

Bước 5: Kê khai bổ sung (nếu có thay đổi giá trị)

Nếu hóa đơn thay thế có sự thay đổi về giá trị tổng của hàng hóa hoặc thuế suất, cần thực hiện kê khai bổ sung cho kỳ kê khai hiện tại.

Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

• Tính minh bạch: Cần phải ghi chú rõ ràng trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để tránh gây nhầm lẫn cho các bên liên quan.
• Thời gian lưu trữ: Hóa đơn điều chỉnh/thay thế cần được lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam về thời gian lưu trữ hóa đơn (ít nhất 10 năm).
• Thủ tục báo cáo: Nếu hóa đơn cũ đã được kê khai thuế, cần gửi thông báo đến cơ quan thuế về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo lý do cụ thể.
• Không xóa hóa đơn cũ: Đối với hóa đơn điều chỉnh, không được phép xóa hóa đơn cũ, chỉ được phép điều chỉnh các yếu tố cần thiết để ghi nhận thay đổi.

Kê khai thuế khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Việc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh và thay thế rất quan trọng, nhất là khi có sự thay đổi về giá trị doanh thu hoặc thuế. Dưới đây là các bước cần thiết:

• Kiểm tra giá trị chênh lệch: Xác định giá trị chênh lệch giữa hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
• Kê khai bổ sung nếu cần thiết: Đối với các hóa đơn có chênh lệch về giá trị thuế, doanh nghiệp cần kê khai bổ sung cho kỳ kê khai hiện tại, đồng thời giải thích rõ trong phần phụ lục kê khai.
• Ghi nhận trên sổ sách kế toán: Cập nhật các thông tin điều chỉnh vào sổ sách kế toán, đảm bảo rằng dữ liệu kế toán được ghi nhận đầy đủ và chính xác.

Việc lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế là quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và tuân thủ quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước cẩn thận và đúng quy định khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến thuế và các vấn đề pháp lý.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com