Từ ngày 01/7/2025, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) sẽ có nhiều điểm thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trong đó, nội dung đáng chú ý là quy định mới về lập và nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKT-HĐĐT.
Vậy cá nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện như thế nào để đúng quy định, tránh bị xử phạt hành chính? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết nội dung và cách thức lập tờ khai theo quy định mới nhất.
1. Cơ sở pháp lý
Việc lập và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ;
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và các hướng dẫn từ Tổng cục Thuế.
Theo các văn bản trên, hộ, cá nhân kinh doanh và tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập (hoặc chuyển đổi phương pháp kê khai) cần nộp tờ khai mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn.
2. Ai phải nộp Tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng sau phải lập và gửi Tờ khai mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT đến cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ - cá nhân kinh doanh mới thành lập, chưa sử dụng HĐĐT;
- Doanh nghiệp chuyển đổi phương pháp tính thuế, bắt đầu sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
- Tổ chức được cấp mã số thuế để khai thuế thay cho hộ/cá nhân kinh doanh;
- Tổ chức ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho cá nhân kinh doanh;
- Trường hợp các bên thay đổi thông tin đã đăng ký như hình thức hóa đơn, phương thức gửi, thời gian gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, chữ ký số, định danh cá nhân…
Lưu ý quan trọng: Tờ khai này cần được lập trước khi phát hành hóa đơn điện tử đầu tiên, hoặc trước khi có sự thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký sử dụng hóa đơn.
3. Nội dung của tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT
Mẫu tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT được ban hành kèm theo Phụ lục IA – Nghị định 70/2025/NĐ-CP, với các nội dung chính như sau:
a) Thông tin người nộp tờ khai:
- Tên người nộp thuế
- Mã số thuế
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Địa chỉ, số điện thoại, email
b) Hình thức hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng:
- Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
- Đối với hộ, cá nhân kinh doanh: chỉ đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp đặc biệt)
c) Phương thức gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế:
- Theo từng hóa đơn
- Theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
d) Hình thức gửi hóa đơn đến người mua:
- Cổng thông tin điện tử
- Hình thức khác (ghi rõ)
e) Tình trạng chuẩn bị sử dụng HĐĐT:
- Có phần mềm lập HĐĐT
- Có chữ ký điện tử
- Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu
Ngoài ra, tổ chức ủy nhiệm lập HĐĐT hoặc tổ chức khai thuế thay cho cá nhân cũng cần ghi rõ thông tin của tổ chức/cá nhân được ủy nhiệm, hoặc cá nhân được khai thuế thay.
4. Hướng dẫn cách lập tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT
Hiện nay, người nộp thuế có thể thực hiện lập và gửi tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp kết nối với cơ quan thuế.
Các bước thực hiện gồm:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
- Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập với vai trò người nộp thuế
Bước 2: Chọn chức năng khai đăng ký HĐĐT
- Tại menu "Hóa đơn điện tử", chọn mục "Đăng ký sử dụng HĐĐT"
- Chọn mẫu tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin
- Nhập thông tin đúng, đầy đủ, khớp với thông tin đã đăng ký thuế
- Đính kèm thông tin chứng minh điều kiện sử dụng HĐĐT (nếu có yêu cầu)
Bước 4: Ký điện tử và gửi tờ khai
- Sử dụng chữ ký số để ký xác nhận tờ khai
- Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Bước 5: Nhận kết quả xử lý
- Hệ thống sẽ phản hồi kết quả phê duyệt hoặc từ chối trong thời gian quy định
- Trường hợp bị từ chối, người nộp thuế phải thực hiện điều chỉnh và gửi lại
5. Một số lưu ý khi lập tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT
Để tránh sai sót và bị cơ quan thuế từ chối tờ khai, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý các điểm sau:
-
Điền đầy đủ và chính xác tất cả thông tin trong tờ khai.
-
Đảm bảo đã chuẩn bị phần mềm hóa đơn điện tử, chữ ký số và hạ tầng công nghệ phù hợp.
-
Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp dịch vụ, cần chắc chắn rằng nhà cung cấp đã tích hợp kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế.
-
Thời điểm gửi tờ khai phải trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên, hoặc ngay sau khi có thay đổi thông tin.
-
Trường hợp ủy nhiệm hoặc khai thay, cần có hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ.
6. Xử lý tình huống tờ khai bị từ chối
Nếu tờ khai 01/ĐKT-HĐĐT bị cơ quan thuế từ chối, người nộp thuế cần:
-
Xem chi tiết lý do từ chối trên hệ thống;
-
Chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu và gửi lại tờ khai;
-
Đảm bảo tờ khai mới đúng định dạng XML, chữ ký số còn hiệu lực và thông tin chính xác.
Trường hợp không rõ lý do bị từ chối, người nộp thuế nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp, hộ – cá nhân kinh doanh mới, hoặc khi có sự thay đổi thông tin liên quan đến việc phát hành hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ cách lập và nộp tờ khai theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy trình, tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị từ chối hóa đơn.
Nếu bạn đang chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử, hãy thực hiện tờ khai ngay hôm nay và đảm bảo phần mềm hóa đơn đã tích hợp kết nối với Tổng cục Thuế.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com