Chi phí tiền lương là khoản chi thường xuyên của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, nếu hồ sơ tiền lương thiếu hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương hoặc chứng từ thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.

Vậy chi phí lương thiếu hồ sơ có được tính vào chi phí được trừ không? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi?

1. Chi phí lương thiếu hồ sơ có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện cơ bản:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

• Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện bắt buộc.

• Không thuộc các khoản chi không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Đối với chi phí tiền lương, doanh nghiệp cần chứng minh khoản lương thực tế phát sinh, phù hợp với thỏa thuận lao động, quy chế của doanh nghiệp và đã được chi trả theo quy định.

Nếu hồ sơ tiền lương không đầy đủ, doanh nghiệp có nguy cơ bị loại khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Tuy nhiên, cần xem xét cụ thể giấy tờ còn thiếu, bản chất khoản chi và các chứng từ liên quan trước khi kết luận toàn bộ chi phí lương không được trừ.

2. Những trường hợp chi phí lương có nguy cơ bị loại

2.1. Không có hợp đồng lao động hoặc hồ sơ chứng minh quan hệ lao động

Hợp đồng lao động là căn cứ quan trọng để xác định vị trí công việc, mức lương, phụ cấp và các quyền lợi của người lao động.

Nếu doanh nghiệp không có hợp đồng lao động trong trường hợp pháp luật yêu cầu, hoặc thiếu hồ sơ chứng minh người lao động thực tế làm việc, khoản chi tiền lương có thể gặp rủi ro khi kiểm tra thuế.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có hợp đồng lao động bằng văn bản. Việc lập và lưu trữ hồ sơ phải phù hợp với loại quan hệ lao động và quy định pháp luật áp dụng.

2.2. Thiếu bảng chấm công, bảng tính lương

Bảng chấm công và bảng tính lương giúp chứng minh thời gian làm việc, số ngày công, mức lương và các khoản phụ cấp của từng người lao động.

Nếu doanh nghiệp đã hạch toán chi phí lương nhưng không có căn cứ xác định số tiền phải trả, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình và kiểm tra tính thực tế của khoản chi.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình chấm công, tổng hợp ngày công, tính lương và phê duyệt bảng lương rõ ràng.

2.3. Không có chứng từ chứng minh đã chi trả tiền lương

Việc ghi nhận chi phí tiền lương trên sổ kế toán cần có căn cứ phù hợp. Doanh nghiệp nên lưu giữ phiếu chi, bảng thanh toán lương có xác nhận nhận tiền hoặc chứng từ chuyển khoản tương ứng.

Nếu khoản tiền lương đã được ghi nhận nhưng không có chứng từ chứng minh việc thanh toán hoặc hồ sơ phát sinh khoản phải trả, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.

2.4. Tiền thưởng, phụ cấp không có căn cứ rõ ràng

Các khoản thưởng, phụ cấp và lợi ích khác cho người lao động cần được quy định hoặc có căn cứ phù hợp theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật liên quan.

Nếu doanh nghiệp hạch toán các khoản thưởng nhưng không có quy chế, điều kiện hưởng hoặc hồ sơ chứng minh khoản chi, chi phí có thể không đáp ứng điều kiện được trừ.

Do đó, kế toán cần rà soát quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, quyết định thưởng và các chứng từ liên quan để bảo đảm hồ sơ nhất quán.

3. Hồ sơ chi phí tiền lương cần chuẩn bị gồm những gì?

Để chứng minh tính hợp lệ của chi phí tiền lương, doanh nghiệp nên xây dựng và lưu trữ hồ sơ theo từng nhóm sau:

Nhóm hồ sơ	Giấy tờ cần rà soát
Hồ sơ nhân sự	Hợp đồng lao động hoặc hồ sơ liên quan đến quan hệ lao động; thông tin người lao động
Căn cứ trả lương	Quy chế lương thưởng, thỏa thuận tiền lương, quyết định điều chỉnh lương hoặc quyết định thưởng nếu có
Hồ sơ làm việc	Bảng chấm công, bảng xác nhận ngày công, hồ sơ làm thêm giờ nếu phát sinh
Hồ sơ tính lương	Bảng tính lương, bảng tổng hợp lương, bảng kê phụ cấp và các khoản khấu trừ
Chứng từ thanh toán	Phiếu chi, bảng ký nhận lương hoặc chứng từ chuyển khoản theo quy định
Hồ sơ thuế và bảo hiểm	Hồ sơ khấu trừ, kê khai thuế TNCN và hồ sơ bảo hiểm bắt buộc nếu thuộc diện phát sinh nghĩa vụ

Tùy theo đặc điểm hoạt động và cách tổ chức lao động, doanh nghiệp cần xác định bộ hồ sơ phù hợp. Không phải mọi giấy tờ trong bảng đều bắt buộc áp dụng giống nhau cho tất cả các trường hợp.

4. Trả lương bằng tiền mặt có ảnh hưởng đến chi phí được trừ không?

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi áp dụng Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, đối với khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt, doanh nghiệp có thể tính vào chi phí được trừ nếu việc chi trả tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, có đủ chứng từ và đáp ứng các điều kiện liên quan.

Như vậy, kế toán cần kiểm tra đồng thời hai vấn đề:

• Hồ sơ chứng minh khoản tiền lương thực tế phát sinh và căn cứ xác định mức lương.

• Chứng từ thanh toán phù hợp với giá trị từng lần chi trả và quy định áp dụng.

Có đầy đủ bảng lương nhưng không đáp ứng điều kiện thanh toán bắt buộc vẫn có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí.

5. Phát hiện hồ sơ lương còn thiếu, doanh nghiệp cần xử lý thế nào?

Khi rà soát hồ sơ kế toán, nếu phát hiện thiếu giấy tờ liên quan đến chi phí tiền lương, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra lại hồ sơ hiện có. Đối chiếu hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương, chứng từ thanh toán và sổ kế toán để xác định chính xác tài liệu còn thiếu.

Bước 2: Đối chiếu với thực tế phát sinh. Kiểm tra người lao động có thực tế làm việc hay không, mức lương có phù hợp với thỏa thuận và quy chế doanh nghiệp hay không, khoản chi đã được thanh toán như thế nào.

Bước 3: Bổ sung chứng từ còn thiếu trên cơ sở thực tế. Doanh nghiệp có thể hoàn thiện hồ sơ còn thiếu bằng tài liệu và xác nhận hợp pháp phản ánh đúng sự việc đã phát sinh. Không lập khống, ghi lùi ngày hoặc tạo chứng từ không đúng thực tế.

Bước 4: Rà soát điều kiện thanh toán. Kiểm tra giá trị từng lần trả lương, phương thức thanh toán và các quy định áp dụng từ ngày 15/12/2025.

Bước 5: Đánh giá lại chi phí trước khi quyết toán. Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ, doanh nghiệp cần xem xét xử lý theo quy định thuế hiện hành, tránh để sai sót kéo dài qua nhiều kỳ.

6. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ chi phí tiền lương

Không có bảng chấm công thì chi phí lương có được trừ không?

Không thể kết luận chỉ dựa trên việc thiếu bảng chấm công. Doanh nghiệp cần xem xét các tài liệu khác có chứng minh được thời gian làm việc và khoản lương thực tế phát sinh hay không. Nếu không đủ căn cứ chứng minh, khoản chi có nguy cơ bị loại.

Có bảng lương nhưng không có chứng từ thanh toán thì sao?

Bảng lương thể hiện số tiền phải trả nhưng chưa chắc chứng minh khoản tiền đã được thanh toán. Doanh nghiệp cần rà soát tình trạng khoản phải trả, chứng từ chi tiền và các điều kiện thuế liên quan để xác định cách xử lý phù hợp.

Chi phí lương có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025 cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính chi phí được trừ. Khoản dưới 5 triệu đồng trả bằng tiền mặt có thể được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và chứng từ theo quy định.

Có thể bổ sung hồ sơ lương sau khi đã hạch toán không?

Doanh nghiệp có thể hoàn thiện hồ sơ còn thiếu nếu tài liệu bổ sung phản ánh đúng sự việc thực tế và được lập, xác nhận hợp pháp. Việc bổ sung hồ sơ không thể thay thế cho giao dịch không có thật hoặc khắc phục một cách hợp lệ những điều kiện mà doanh nghiệp thực tế không đáp ứng.

7. Kết luận

Chi phí tiền lương không có đầy đủ hồ sơ có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp không chứng minh được khoản chi thực tế phát sinh hoặc không đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Để hạn chế rủi ro, kế toán cần kiểm tra đồng bộ hồ sơ nhân sự, căn cứ trả lương, bảng chấm công, bảng tính lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế liên quan. Đặc biệt, cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên theo quy định áp dụng từ ngày 15/12/2025.

Chủ động hoàn thiện hồ sơ ngay từ kỳ tính lương sẽ giúp doanh nghiệp giảm sai sót, nâng cao tính minh bạch và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 0973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com