Chi phí tiền lương là khoản chi phổ biến tại hầu hết doanh nghiệp và thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí hoạt động. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hạch toán tiền lương nhưng không có đầy đủ hồ sơ chứng minh, khoản chi này có thể đối mặt với rủi ro bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Vậy chi phí lương thiếu hồ sơ có được tính vào chi phí được trừ không? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế? Cùng Bluecom tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chi phí lương thiếu hồ sơ có được tính vào chi phí được trừ không?

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó có yêu cầu về tính thực tế của khoản chi, mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh và hồ sơ, chứng từ hợp lệ.

Đối với chi phí tiền lương, doanh nghiệp cần chứng minh được các nội dung cơ bản như:

• Khoản tiền lương, tiền công thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Người lao động thực tế làm việc hoặc có căn cứ hợp pháp để được hưởng khoản chi.

• Mức lương, phụ cấp, tiền thưởng được xác định theo thỏa thuận và quy định nội bộ có liên quan.

• Việc chi trả tiền lương có chứng từ phù hợp với quy định.

• Khoản chi không thuộc trường hợp không được trừ khi tính thuế TNDN.

Như vậy, chi phí lương thiếu hồ sơ có nguy cơ bị loại, nhưng cần xem xét cụ thể từng trường hợp. Việc thiếu một tài liệu không đồng nghĩa khoản chi chắc chắn bị loại nếu doanh nghiệp có những chứng từ hợp pháp khác chứng minh được bản chất và điều kiện của khoản chi.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp không chứng minh được người lao động thực tế làm việc, không có căn cứ xác định tiền lương hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định, khoản chi có thể không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.

2. Những trường hợp chi phí tiền lương có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế

Trong quá trình kiểm tra và quyết toán thuế, hồ sơ tiền lương cần được rà soát kỹ để tránh những sai sót sau.

2.1. Không có hợp đồng lao động hoặc hồ sơ nhân sự phù hợp

Hợp đồng lao động là một trong những căn cứ quan trọng để xác định quan hệ lao động, mức lương, phụ cấp và các quyền lợi của người lao động.

Nếu doanh nghiệp không có hợp đồng lao động hoặc hồ sơ thể hiện căn cứ làm việc, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình về tính thực tế của khoản chi.

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần rà soát loại hợp đồng, thỏa thuận hoặc tài liệu liên quan phù hợp với quan hệ lao động thực tế. Không nên mặc định mọi trường hợp đều bắt buộc phải có cùng một loại hồ sơ.

2.2. Không có bảng chấm công hoặc căn cứ xác định tiền lương

Bảng chấm công, bảng theo dõi thời gian làm việc và các tài liệu liên quan giúp doanh nghiệp xác định số ngày công, thời gian làm việc và tiền lương phải trả.

Nếu doanh nghiệp hạch toán chi phí lương nhưng không có căn cứ xác định số tiền phải trả cho từng người lao động, khoản chi có thể bị yêu cầu giải trình.

Đối với lao động hưởng lương theo sản phẩm, doanh nghiệp nên lưu thêm tài liệu giao việc, nghiệm thu sản phẩm hoặc căn cứ xác định khối lượng công việc hoàn thành, nếu phù hợp với phương thức trả lương.

2.3. Không có bảng lương hoặc bảng lương không thống nhất

Bảng lương cần thể hiện rõ thông tin người lao động, mức lương, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, khoản khấu trừ và số tiền thực nhận.

Doanh nghiệp cần tránh tình trạng số liệu giữa hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, sổ kế toán và chứng từ thanh toán không thống nhất.

Nếu có điều chỉnh lương, thưởng hoặc phụ cấp, cần lưu tài liệu thể hiện căn cứ điều chỉnh để giải trình khi cần thiết.

2.4. Không có chứng từ chứng minh đã thanh toán tiền lương

Hạch toán chi phí tiền lương không đồng nghĩa với việc khoản tiền đó đã được chi trả.

Doanh nghiệp cần lưu chứng từ phù hợp với hình thức thanh toán thực tế, chẳng hạn như chứng từ chuyển khoản, phiếu chi hoặc tài liệu xác nhận việc nhận tiền theo quy định áp dụng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương, tiền công có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2.5. Chi tiền thưởng, phụ cấp nhưng không có căn cứ

Các khoản thưởng, phụ cấp, hỗ trợ người lao động cần có căn cứ xác định điều kiện hưởng và mức hưởng phù hợp.

Nếu doanh nghiệp chi thưởng nhưng không có quy chế, quyết định hoặc tài liệu liên quan để chứng minh căn cứ chi trả, khoản chi có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ.

Doanh nghiệp nên rà soát quy chế lương thưởng, thỏa thuận lao động và các văn bản nội bộ liên quan để bảo đảm khoản chi có căn cứ rõ ràng.

3. Hồ sơ tiền lương cần chuẩn bị để được tính vào chi phí được trừ

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên xây dựng và lưu trữ hồ sơ tiền lương theo từng nhóm chứng từ.

Nhóm hồ sơ	Chứng từ, tài liệu cần rà soát
Hồ sơ nhân sự	Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên, quyết định tuyển dụng hoặc tài liệu liên quan
Căn cứ tính lương	Bảng chấm công, bảng theo dõi thời gian làm việc, bảng xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc nếu có
Bảng tính lương	Bảng lương chi tiết theo từng người lao động, thể hiện mức lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ và số tiền thực nhận
Căn cứ hưởng lương, thưởng	Hợp đồng lao động, thỏa thuận liên quan, quy chế lương thưởng, quyết định thưởng hoặc văn bản phù hợp
Chứng từ thanh toán	Chứng từ chuyển khoản, phiếu chi và tài liệu xác nhận nhận tiền phù hợp với hình thức thanh toán
Hồ sơ thuế liên quan	Hồ sơ khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN nếu phát sinh nghĩa vụ

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải có một bộ hồ sơ hoàn toàn giống nhau. Thành phần hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại lao động, phương thức trả lương, chính sách của doanh nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều quan trọng là hồ sơ phải phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế, có sự thống nhất giữa các tài liệu và đủ căn cứ để chứng minh khoản chi.

4. Quy định về thanh toán tiền lương từ 5 triệu đồng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Một nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là điều kiện thanh toán đối với chi phí tiền lương, tiền công.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho người lao động kể từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.

Cụ thể:

• Khoản tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả: Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

• Khoản tiền lương dưới 5 triệu đồng mỗi lần chi trả bằng tiền mặt: Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu việc chi tiền tuân thủ quy định về kế toán, có đủ chứng từ theo quy định và đáp ứng các điều kiện khác.

• Khoản chi không đáp ứng điều kiện: Có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Doanh nghiệp cần xác định giá trị của từng lần chi trả thực tế, không chỉ căn cứ vào mức lương ghi trong hợp đồng hoặc tổng lương của cả tháng.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp trả lương một lần cho người lao động với số tiền 8 triệu đồng, doanh nghiệp cần rà soát chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Nếu trả lương bằng tiền mặt, khoản chi này có thể không đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ.

Lưu ý rằng điều kiện thanh toán chỉ là một trong những điều kiện cần đáp ứng. Có chứng từ chuyển khoản không đồng nghĩa khoản chi đương nhiên được chấp nhận nếu hồ sơ và bản chất khoản chi không đáp ứng các yêu cầu khác.

5. Thiếu hồ sơ tiền lương, kế toán cần xử lý thế nào?

Khi phát hiện hồ sơ tiền lương chưa đầy đủ, kế toán nên rà soát theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định chính xác tài liệu còn thiếu

Kiểm tra hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quy chế lương thưởng và chứng từ thanh toán để xác định phần cần bổ sung.

Bước 2: Đối chiếu với nghiệp vụ thực tế

Kiểm tra thông tin người lao động, thời gian làm việc, mức lương, số tiền đã chi trả và số liệu hạch toán kế toán. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý theo đúng bản chất nghiệp vụ.

Bước 3: Bổ sung chứng từ hợp lệ nếu có căn cứ

Doanh nghiệp có thể thu thập, hoàn thiện các tài liệu còn thiếu trên cơ sở sự việc thực tế. Việc bổ sung phải bảo đảm tính trung thực, phù hợp với quy định pháp luật và không làm sai lệch thời điểm hoặc bản chất nghiệp vụ.

Bước 4: Rà soát điều kiện thanh toán

Đối chiếu hình thức chi trả với quy định áp dụng tại thời điểm thanh toán, đặc biệt đối với các khoản tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025.

Bước 5: Đánh giá lại chi phí trước khi quyết toán

Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ, doanh nghiệp cần xác định cách xử lý phù hợp khi kê khai thuế TNDN. Trường hợp đã kê khai sai, cần xem xét nghĩa vụ điều chỉnh theo quy định.

Lưu ý quan trọng: Không lập khống hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương hoặc chứng từ thanh toán để hợp thức hóa khoản chi không có thật. Hồ sơ bổ sung phải phản ánh đúng hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

6. Câu hỏi thường gặp về chi phí tiền lương khi tính thuế TNDN

6.1. Thiếu bảng chấm công có bị loại chi phí lương không?

Thiếu bảng chấm công có thể làm tăng rủi ro giải trình, nhưng cần xem xét hình thức làm việc và các tài liệu thực tế khác. Nếu doanh nghiệp có căn cứ hợp pháp khác chứng minh công việc đã thực hiện và tiền lương phát sinh, cần đánh giá tổng thể hồ sơ trước khi kết luận khoản chi có được trừ hay không.

6.2. Có hợp đồng lao động nhưng không có bảng lương thì có được tính chi phí không?

Hợp đồng lao động chỉ là một trong các căn cứ chứng minh khoản chi. Doanh nghiệp vẫn cần tài liệu xác định số tiền lương thực tế phải trả, số tiền đã thanh toán và các chứng từ liên quan. Nếu không chứng minh được khoản chi đáp ứng điều kiện theo quy định, chi phí có thể bị loại.

6.3. Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Cần căn cứ vào giá trị từng lần chi trả và quy định áp dụng. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản thanh toán tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả kể từ ngày 15/12/2025 cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Khoản chi dưới mức này có thể được trừ nếu có đủ chứng từ và đáp ứng các điều kiện khác.

6.4. Chi phí lương đã hạch toán nhưng chưa thanh toán có được tính vào chi phí được trừ không?

Cần xem xét hồ sơ xác định nghĩa vụ trả lương, thời điểm ghi nhận chi phí, điều kiện thanh toán và quy định áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ căn cứ phát sinh tiền lương và theo dõi công nợ phải trả người lao động. Khi thực hiện thanh toán, cần rà soát điều kiện chứng từ thanh toán theo quy định.

6.5. Có thể bổ sung hồ sơ tiền lương sau khi đã hạch toán không?

Doanh nghiệp có thể hoàn thiện các tài liệu còn thiếu nếu có căn cứ thực tế và việc bổ sung tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, không được lập khống hoặc làm sai lệch thông tin để hợp thức hóa chi phí. Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ, việc bổ sung hồ sơ không đúng bản chất không làm cho khoản chi tự động trở thành hợp lệ.

7. Kết luận

Chi phí tiền lương là khoản mục cần được quản lý chặt chẽ trong công tác kế toán và quyết toán thuế TNDN. Hồ sơ thiếu hoặc không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi chứng minh tính thực tế, hợp lệ của khoản chi và đối mặt với nguy cơ bị loại chi phí.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên thường xuyên đối chiếu hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, bảng lương, quy chế lương thưởng và chứng từ thanh toán. Đặc biệt, cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần chi trả theo quy định áp dụng từ ngày 15/12/2025.

Rà soát hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện sai sót, xử lý đúng quy định và giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 0973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com