Mỗi mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm là: Người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán thì doanh nghiệp có phải quyết toán thuế thay hay không? Đây là vấn đề khá phổ biến, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có biến động nhân sự lớn trong năm.

Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ trách nhiệm của doanh nghiệp cũng như nghĩa vụ của người lao động trong trường hợp đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán thuế TNCN.

Điều kiện để người lao động được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay khi đáp ứng các điều kiện nhất định.

Trong đó, điều kiện quan trọng nhất là người lao động phải:

• Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên;
• Đang thực tế làm việc tại doanh nghiệp vào thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế;
• Có nhu cầu ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị chi trả thu nhập.

Như vậy, việc được ủy quyền quyết toán thuế phụ thuộc vào tình trạng làm việc thực tế của người lao động tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán.

Người lao động đã nghỉ việc có được doanh nghiệp quyết toán thuế thay không?

Câu trả lời là không.

Theo quy định hiện hành, chỉ những người lao động còn làm việc tại doanh nghiệp vào thời điểm quyết toán mới thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế. Trường hợp người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động trước thời điểm quyết toán thì không đủ điều kiện để doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay.

Điều này đồng nghĩa với việc:

• Doanh nghiệp không có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động đã nghỉ việc;
• Người lao động phải tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu thuộc diện phải quyết toán;
• Doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế (nếu có) và cung cấp các thông tin liên quan đến thu nhập đã chi trả trong năm.

Đây là điểm mà nhiều người lao động thường nhầm lẫn khi cho rằng công ty cũ sẽ tiếp tục thực hiện quyết toán thuế thay mình sau khi nghỉ việc.

Người lao động chuyển sang công ty mới thì quyết toán thuế ở đâu?

Trong thực tế, nhiều người lao động nghỉ việc tại công ty cũ và chuyển sang làm việc tại công ty mới trong cùng năm.

Khi đó, việc quyết toán thuế sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

Trường hợp đủ điều kiện ủy quyền cho công ty mới

Người lao động có thể ủy quyền cho công ty mới quyết toán thay nếu:

• Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên;
• Đang làm việc tại công ty mới vào thời điểm quyết toán;
• Được điều chuyển theo quy định hoặc đáp ứng các điều kiện ủy quyền theo pháp luật thuế.

Trường hợp không đủ điều kiện ủy quyền

Nếu người lao động có thu nhập từ nhiều nơi hoặc không đáp ứng điều kiện ủy quyền thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế.

Lúc này, cá nhân cần tổng hợp toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm từ các đơn vị chi trả khác nhau để kê khai đầy đủ.

Người lao động đã nghỉ việc có bắt buộc phải tự quyết toán thuế không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc quyết toán thuế.

Người lao động chỉ cần thực hiện quyết toán khi:

• Có số thuế phải nộp thêm;
• Có số thuế nộp thừa và muốn hoàn thuế;
• Muốn bù trừ số thuế nộp thừa vào kỳ sau;
• Thuộc các trường hợp pháp luật quy định phải quyết toán.

Ngược lại, một số trường hợp được miễn quyết toán hoặc không bắt buộc quyết toán theo quy định hiện hành.

Do đó, sau khi nghỉ việc, người lao động nên kiểm tra lại tình hình thu nhập và số thuế đã khấu trừ để xác định mình có thuộc diện phải quyết toán hay không.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi tự quyết toán thuế TNCN

Đối với người lao động đã nghỉ việc và tự thực hiện quyết toán thuế, hồ sơ thường bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu của cơ quan thuế;
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp cấp;
• Các tài liệu chứng minh người phụ thuộc (nếu có);
• Giấy tờ liên quan đến khoản giảm trừ, miễn giảm thuế theo quy định;
• Bản sao giấy tờ tùy thân.

Hiện nay, cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện quyết toán thuế điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán

Theo Luật Quản lý thuế, đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN, thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Thông thường, thời hạn này rơi vào cuối tháng 4 hằng năm.

Trường hợp thời hạn trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần thì được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo theo quy định của pháp luật thuế.

Kết luận

Người lao động đã nghỉ việc trước thời điểm doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN sẽ không thuộc đối tượng được doanh nghiệp quyết toán thuế thay. Khi đó, cá nhân phải tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế nếu phát sinh nghĩa vụ quyết toán hoặc có nhu cầu hoàn thuế.

Đối với doanh nghiệp, trách nhiệm chủ yếu là cung cấp đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế và thông tin thu nhập để người lao động thực hiện quyết toán đúng quy định. Việc nắm rõ quy định này sẽ giúp cả doanh nghiệp và người lao động tránh các sai sót trong quá trình quyết toán thuế hằng năm.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 0973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com