Doanh nghiệp mua hàng trước, nhận hóa đơn sau có được khấu trừ thuế GTGT?

Doanh nghiệp mua hàng đã nhận hàng nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT có được khấu trừ thuế đầu vào không? Đây là vấn đề nhiều kế toán gặp phải khi đối chiếu công nợ, ghi nhận chi phí và kê khai thuế định kỳ. Nếu không xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và điều kiện khấu trừ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ việc nhận hóa đơn sau thời điểm nhận hàng với việc người bán lập hóa đơn không đúng thời điểm.

1. Mua hàng trước, nhận hóa đơn sau có được khấu trừ thuế GTGT không?

Câu trả lời là có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Căn cứ pháp lý chính gồm Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, các văn bản sửa đổi, bổ sung và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan.

Khi xem xét quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp cần kiểm tra các yếu tố sau:

Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thuộc trường hợp được khấu trừ thuế GTGT.
Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, tùy trường hợp.
Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch thuộc diện bắt buộc.
Có hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán thực tế và việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ.

Việc doanh nghiệp nhận hóa đơn sau ngày giao hàng không đồng nghĩa với việc tự động mất quyền khấu trừ thuế. Tuy nhiên, nếu người bán lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định về hóa đơn, chứng từ, giao dịch có thể phát sinh rủi ro pháp lý cần được xem xét riêng.

2. Phân biệt nhận hóa đơn sau và lập hóa đơn sai thời điểm

Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý khi xử lý hóa đơn đầu vào.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp nhận hóa đơn sau ngày nhận hàng

Ví dụ, doanh nghiệp nhận hàng vào ngày 10/10 nhưng đến ngày 12/10 mới nhận được hóa đơn từ người bán.

Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra ngày lập hóa đơn thực tế và thời điểm người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định. Nếu hóa đơn được lập đúng thời điểm nhưng doanh nghiệp nhận được bản hóa đơn sau đó, cần lưu giữ hồ sơ giao nhận và chứng từ liên quan.

Nếu hóa đơn được lập muộn hơn thời điểm pháp luật quy định, doanh nghiệp cần xem xét nguyên nhân và cách xử lý phù hợp.

Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn sau thời điểm phải lập hóa đơn

Theo quy định về hóa đơn, chứng từ, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa về nguyên tắc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Do đó, nếu hàng hóa đã được giao nhưng người bán đến nhiều ngày sau mới lập hóa đơn, giao dịch có thể phát sinh vi phạm về thời điểm lập hóa đơn.

Lưu ý: Việc lập hóa đơn sai thời điểm và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là hai vấn đề cần đánh giá riêng. Không nên kết luận rằng mọi hóa đơn lập sai thời điểm đều đương nhiên bị loại khấu trừ; doanh nghiệp cần đối chiếu quy định áp dụng và hồ sơ thực tế của giao dịch.

3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào doanh nghiệp cần đáp ứng

Để hạn chế rủi ro khi kê khai thuế, kế toán cần kiểm tra các điều kiện cơ bản sau:

3.1. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn GTGT đầu vào, bao gồm thông tin người bán, người mua, mã số thuế, hàng hóa, dịch vụ, giá trị giao dịch và thuế suất.

Hóa đơn cần được lập theo đúng quy định và phản ánh giao dịch thực tế. Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp cần phối hợp với người bán để xử lý theo quy định về hóa đơn, chứng từ.

3.2. Hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh thuộc diện được khấu trừ

Thuế GTGT đầu vào phải đáp ứng điều kiện về mục đích sử dụng theo quy định pháp luật thuế GTGT.

Kế toán nên lưu hồ sơ chứng minh việc mua hàng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn như hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hoặc tài liệu nghiệm thu tùy tính chất giao dịch.

3.3. Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định hiện hành, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ ngưỡng giá trị phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ chứng từ thanh toán theo quy định và các trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép.

Kế toán không nên chỉ căn cứ vào hóa đơn để kết luận giao dịch đủ điều kiện khấu trừ mà bỏ qua hồ sơ thanh toán.

Đối với giao dịch mua trả chậm, trả góp, cần xem xét thời hạn thanh toán theo hợp đồng và quy định áp dụng để xác định nghĩa vụ kê khai, điều chỉnh thuế nếu phát sinh.

4. Mua hàng chưa có hóa đơn, kế toán cần xử lý thế nào?

Khi hàng hóa đã về nhưng hóa đơn chưa được gửi đến, kế toán nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ giao dịch

Đối chiếu hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan để xác định giao dịch có thực tế hay không.

Bước 2: Liên hệ người bán để xác nhận tình trạng hóa đơn

Yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn theo đúng quy định. Nếu có dấu hiệu lập hóa đơn chậm, cần làm rõ thời điểm lập hóa đơn và nguyên nhân phát sinh.

Bước 3: Kiểm tra hóa đơn khi nhận được

Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với hợp đồng, hàng hóa thực nhận, số lượng, đơn giá và các chứng từ liên quan. Nếu có sai sót, cần yêu cầu xử lý đúng quy định.

Bước 4: Xác định kỳ kê khai thuế phù hợp

Việc ghi nhận hàng hóa, công nợ và việc kê khai khấu trừ thuế GTGT cần được xem xét theo quy định tương ứng. Doanh nghiệp không nên tự ý kê khai khấu trừ khi chưa có đủ căn cứ, chứng từ theo yêu cầu pháp luật.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Lưu hóa đơn cùng hợp đồng, chứng từ giao nhận, chứng từ thanh toán và các tài liệu chứng minh giao dịch để phục vụ đối chiếu, kiểm tra thuế khi cần thiết.

5. Những rủi ro doanh nghiệp cần tránh

Việc mua hàng trước, nhận hóa đơn sau có thể dẫn đến các rủi ro nếu kế toán không kiểm soát chặt chẽ:

Rủi ro	Hướng xử lý
Người bán lập hóa đơn sai thời điểm	Kiểm tra thời điểm giao hàng và thời điểm lập hóa đơn, yêu cầu người bán xử lý theo quy định
Hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch	Đối chiếu với hợp đồng, phiếu giao nhận và hàng hóa thực tế
Thiếu chứng từ chứng minh việc mua hàng	Bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trên cơ sở giao dịch thực tế
Không đáp ứng điều kiện thanh toán	Kiểm tra phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và quy định áp dụng
Kê khai khấu trừ khi chưa đủ căn cứ	Rà soát điều kiện khấu trừ và xác định kỳ kê khai phù hợp

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên lập bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ theo cách làm sai lệch thời điểm, bản chất giao dịch. Mọi tài liệu cần phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

6. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhận hàng tháng này nhưng tháng sau mới nhận hóa đơn có được khấu trừ thuế GTGT không?

Có thể được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra ngày lập hóa đơn, thời điểm nhận hóa đơn, hồ sơ giao dịch và kỳ kê khai phù hợp.

Hóa đơn lập sai thời điểm có chắc chắn bị loại thuế GTGT đầu vào không?

Không nên kết luận tự động trong mọi trường hợp. Cần phân biệt vi phạm về thời điểm lập hóa đơn với điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời xem xét hồ sơ thực tế và quy định pháp luật áp dụng.

Chưa thanh toán tiền hàng thì có được khấu trừ thuế GTGT không?

Tùy trường hợp. Đối với giao dịch mua trả chậm, trả góp, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện khấu trừ, thời hạn thanh toán và nghĩa vụ điều chỉnh thuế nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.

Chỉ có phiếu nhập kho mà chưa có hóa đơn thì có được khấu trừ thuế GTGT không?

Phiếu nhập kho có thể là tài liệu chứng minh việc nhận hàng nhưng không thay thế hóa đơn GTGT hoặc chứng từ hợp pháp cần có để khấu trừ thuế đầu vào, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

Kết luận

Doanh nghiệp mua hàng trước, nhận hóa đơn sau vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, kế toán cần xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, hồ sơ giao nhận và điều kiện thanh toán.

Chủ động rà soát hồ sơ ngay khi phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong kê khai thuế và giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: Số 93 phố Bằng Liệt, Bằng A, Hoàng Liệt, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 0973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com

Tin tức