Sai thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những lỗi thường gặp khi doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử. Việc áp dụng sai mức thuế suất có thể dẫn đến số tiền thuế GTGT trên hóa đơn bị sai, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả bên bán và bên mua.
Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo quy định mới. Trong đó, trường hợp hóa đơn sai thuế suất GTGT thuộc nhóm sai sót mà doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
1. Sai thuế suất GTGT có phải lập lại hóa đơn không?
Có.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất hoặc tiền thuế GTGT, doanh nghiệp không tự ý sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.
- Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Việc lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế cần được doanh nghiệp thực hiện thống nhất trong quá trình xử lý hóa đơn sai sót.
2. Xử lý hóa đơn sai thuế suất GTGT bằng cách điều chỉnh
Nếu lựa chọn phương án điều chỉnh, doanh nghiệp lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót.
Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện nội dung xác định hóa đơn đang được điều chỉnh, theo mẫu:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Nếu hóa đơn ban đầu áp dụng thuế suất thấp hơn thực tế, hóa đơn điều chỉnh sẽ phản ánh phần chênh lệch tăng tương ứng.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã xuất hóa đơn với thuế suất cao hơn mức thực tế, hóa đơn điều chỉnh sẽ phản ánh phần giảm.
Đối với nội dung giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, trường hợp điều chỉnh tăng được thể hiện bằng giá trị dương và trường hợp điều chỉnh giảm được thể hiện bằng giá trị âm.
3. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn thay thế
Thay vì lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn bị sai thuế suất.
Hóa đơn thay thế phải thể hiện nội dung:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”
Hóa đơn mới sẽ phản ánh đầy đủ thông tin đúng của giao dịch, bao gồm hàng hóa, dịch vụ, giá bán, thuế suất GTGT, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.
Sau khi lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp thực hiện ký số và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã theo trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
4. Có phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không?
Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Theo quy định mới, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử bị sai, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Doanh nghiệp cần lưu giữ văn bản thỏa thuận để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Như vậy, kế toán không nên mặc định rằng mọi trường hợp đều chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh mà không cần thực hiện bước thông báo hoặc thỏa thuận theo quy định hiện hành.
5. Kê khai thuế thế nào khi hóa đơn bị sai thuế suất?
Sai thuế suất thường kéo theo sai số tiền thuế GTGT. Vì vậy, sau khi xử lý hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hồ sơ khai thuế liên quan.
Đối với trường hợp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thuộc nhóm sai sót theo quy định, người bán và người mua thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế theo quy định hiện hành.
Do đó, kế toán cần kiểm tra đồng thời:
- Hóa đơn gốc đã kê khai hay chưa.
- Thuế suất GTGT trên hóa đơn gốc.
- Số tiền thuế GTGT đã kê khai.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Kỳ kê khai cần thực hiện điều chỉnh.
- Chứng từ và hồ sơ thỏa thuận với khách hàng.
Việc chỉ lập hóa đơn điều chỉnh mà không rà soát lại tờ khai thuế có thể khiến số liệu giữa hóa đơn và hồ sơ khai thuế không đồng nhất.
6. Ví dụ doanh nghiệp xuất sai thuế suất GTGT
Giả sử doanh nghiệp bán một lô hàng có giá chưa thuế là 100 triệu đồng.
Do kế toán xác định sai chính sách thuế và lập hóa đơn với thuế suất 10%, trong khi giao dịch thực tế thuộc trường hợp áp dụng thuế suất khác.
Sau khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần xác định chính xác thuế suất áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Sau đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh phần thuế suất và tiền thuế bị sai; hoặc
- Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai.
Sau khi hoàn tất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán tiếp tục rà soát việc kê khai thuế của kỳ liên quan.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào phần mềm hóa đơn để xử lý mà cần xác định đúng bản chất hàng hóa, dịch vụ và chính sách thuế áp dụng trước khi lập hóa đơn mới.
7. Nếu nhiều hóa đơn cùng bị sai thuế suất thì xử lý thế nào?
Trường hợp trong cùng một tháng, doanh nghiệp lập nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng thông tin liên quan đến người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất nhưng bị sai, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai.
Khi đó, doanh nghiệp phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo mẫu quy định.
Quy định này giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải lập quá nhiều hóa đơn điều chỉnh riêng lẻ khi phát sinh cùng một loại sai sót trong cùng thời gian.
8. Những lỗi kế toán cần tránh khi xử lý sai thuế suất
Khi phát hiện hóa đơn sai thuế suất GTGT, kế toán nên tránh các lỗi sau:
Tự ý sửa hóa đơn đã phát hành: Hóa đơn điện tử đã lập không được sửa trực tiếp nội dung thuế suất. Doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Chỉ sửa tiền thuế nhưng không kiểm tra thuế suất: Cần xác định lại chính sách thuế áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ trước khi lập hóa đơn mới.
Không kiểm tra việc kê khai: Hóa đơn sai có thể đã được kê khai ở kỳ trước, do đó cần rà soát cả hồ sơ khai thuế.
Không lưu hồ sơ giải trình: Doanh nghiệp nên lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, văn bản thỏa thuận và các chứng từ liên quan.
Không thống nhất cách xử lý: Nếu doanh nghiệp đã lựa chọn phương thức điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý hóa đơn sai, các lần xử lý tiếp theo đối với hóa đơn đó phải tiếp tục thực hiện theo hình thức đã lựa chọn ban đầu.
9. Quy trình xử lý hóa đơn sai thuế suất GTGT
Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình kiểm tra gồm 5 bước:
Bước 1: Xác định hóa đơn nào bị sai và nội dung sai.
Bước 2: Kiểm tra lại thuế suất GTGT chính xác áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ.
Bước 3: Trao đổi với khách hàng và lập văn bản thỏa thuận về nội dung sai trong trường hợp thuộc diện phải lập thỏa thuận.
Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Bước 5: Rà soát và thực hiện kê khai thuế liên quan, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên kiểm tra ngay khi phát hiện sai sót thay vì để đến thời điểm quyết toán thuế mới xử lý.
10. Câu hỏi thường gặp
Sai thuế suất GTGT có được hủy hóa đơn không?
Không nên mặc định sử dụng phương án hủy hóa đơn để xử lý lỗi sai thuế suất. Với hóa đơn điện tử đã lập có sai về thuế suất, doanh nghiệp thực hiện theo cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành.
Hóa đơn sai thuế suất nhưng chưa kê khai thuế thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp vẫn cần xử lý hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử. Việc chưa kê khai không có nghĩa là được tự ý sửa nội dung trên hóa đơn đã phát hành.
Hóa đơn điều chỉnh tăng thuế GTGT thì bên mua xử lý thế nào?
Bên mua cần căn cứ hóa đơn điều chỉnh và thực hiện kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT đầu vào theo quy định tương ứng với kỳ kê khai được pháp luật quy định.
Có thể vừa điều chỉnh vừa thay thế cùng một hóa đơn không?
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức xử lý phù hợp. Nếu hóa đơn sai đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.
Kết luận
Sai thuế suất GTGT trên hóa đơn là lỗi cần được xử lý kịp thời để tránh chênh lệch giữa hóa đơn, sổ kế toán và hồ sơ khai thuế.
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, khi hóa đơn điện tử sai thuế suất, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Bên cạnh việc lập hóa đơn mới, kế toán cần đặc biệt chú ý đến văn bản thỏa thuận với khách hàng, phương thức kê khai và việc lưu trữ hồ sơ.
Đối với những trường hợp hóa đơn sai liên quan đến nhiều kỳ kê khai hoặc số tiền thuế lớn, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi thực hiện điều chỉnh để hạn chế phát sinh sai sót tiếp theo.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 0973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com