Từ ngày 01/01/2026, các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế chính thức được áp dụng thống nhất trên phạm vi toàn quốc. So với các quy định trước đây, chính sách hóa đơn điện tử giai đoạn từ năm 2026 không chỉ mở rộng phạm vi áp dụng mà còn làm rõ trường hợp bắt buộc sử dụng và trường hợp được miễn hoặc áp dụng linh hoạt, đặc biệt đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Việc nắm rõ các quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật thuế, hạn chế rủi ro xử phạt và chủ động trong hoạt động kinh doanh.
1. Hóa đơn điện tử 2026 là gì?
Theo Luật Quản lý thuế, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
Từ năm 2026, hệ thống hóa đơn điện tử được xác lập gồm ba hình thức chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Các hình thức này được thiết kế phù hợp với quy mô, điều kiện công nghệ và mức độ rủi ro thuế của từng nhóm người nộp thuế.
2. Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2026
2.1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế
Từ ngày 01/01/2026, doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, không phân biệt:
- Quy mô vốn;
- Ngành nghề kinh doanh;
- Phương thức bán hàng (trực tiếp, online, qua nền tảng số).
Tùy theo mức độ tuân thủ và rủi ro thuế, doanh nghiệp sẽ sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã hoặc
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định của Chính phủ.
2.2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc một trong các trường hợp sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- Kinh doanh theo phương pháp kê khai thuế;
- Có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thường xuyên;
- Có doanh thu lớn hoặc thuộc nhóm ngành nghề có rủi ro cao về thuế;
- Có sử dụng máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng điện tử.
Đặc biệt, các hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế sẽ phải lập hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho từng giao dịch bán hàng.
2.3. Trường hợp người mua yêu cầu hóa đơn
Trong mọi trường hợp, khi người mua yêu cầu xuất hóa đơn, người bán bắt buộc phải lập và giao hóa đơn điện tử, kể cả với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ, trừ trường hợp được pháp luật cho phép không sử dụng hóa đơn.
3. Trường hợp được miễn hoặc áp dụng linh hoạt hóa đơn điện tử
Mặc dù mở rộng diện áp dụng, Luật Quản lý thuế vẫn cho phép một số trường hợp được miễn hoặc áp dụng linh hoạt nhằm phù hợp với điều kiện thực tế.
3.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Có doanh thu thấp;
- Không thường xuyên phát sinh giao dịch;
- Không có điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin;
có thể không phải sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử thường xuyên, mà được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh khi có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.
3.2. Trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử
Chính phủ sẽ quy định chi tiết các trường hợp không bắt buộc lập hóa đơn điện tử, ví dụ:
- Một số hoạt động đặc thù;
- Các giao dịch không phát sinh nghĩa vụ thuế;
- Trường hợp được pháp luật thuế cho phép không lập hóa đơn.
Tuy nhiên, các trường hợp này mang tính ngoại lệ và phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
4. Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm:
- Lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm;
- Ghi đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc trên hóa đơn;
- Đảm bảo hóa đơn phản ánh trung thực nội dung giao dịch;
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định;
- Kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
Người lập hóa đơn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung hóa đơn đã phát hành.
5. Vai trò của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn điện tử
Cơ quan thuế có trách nhiệm:
- Xây dựng, vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử thống nhất;
- Tiếp nhận, quản lý và phân tích dữ liệu hóa đơn;
- Áp dụng biện pháp quản lý rủi ro đối với người nộp thuế;
- Tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế.
Việc quản lý hóa đơn điện tử theo hướng dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả giám sát, đồng thời hạn chế gian lận và trốn thuế.
6. Quyền và nghĩa vụ của người mua hàng
Người mua hàng hóa, dịch vụ có quyền:
- Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn điện tử;
- Sử dụng hóa đơn điện tử làm căn cứ bảo vệ quyền lợi hợp pháp;
- Được hưởng các chính sách khuyến khích theo quy định của pháp luật khi lấy hóa đơn.
Việc lấy hóa đơn không chỉ bảo vệ người tiêu dùng mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Từ năm 2026, hóa đơn điện tử trở thành hình thức hóa đơn chủ đạo và bắt buộc đối với hầu hết các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, pháp luật vẫn có cơ chế miễn hoặc áp dụng linh hoạt đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ nhằm đảm bảo tính khả thi và phù hợp với điều kiện thực tế.
Việc hiểu rõ trường hợp nào bắt buộc, trường hợp nào được miễn sẽ giúp người nộp thuế chủ động chuẩn bị, tuân thủ đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý khi chính sách hóa đơn điện tử 2026 chính thức có hiệu lực.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com