Trong quá trình hoạt động, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể được cơ quan thuế kiểm tra. Việc kiểm tra thuế giúp nhà nước quản lý thu ngân sách, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp kê khai đúng, nộp đủ các khoản thuế theo quy định. Vậy khi nào cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì để quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ.
1. Kiểm tra và quyết toán thuế là gì?
Kiểm tra thuế hay còn gọi là quyết toán thuế là hoạt động của cơ quan thuế nhằm đối chiếu giữa:
- Hồ sơ kê khai thuế doanh nghiệp đã nộp.
- Sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ thực tế.
Mục đích là xác minh tính trung thực, chính xác, phát hiện và xử lý các sai phạm nếu có. Nếu doanh nghiệp kê khai đúng, nộp thuế đủ thì kết quả kiểm tra sẽ thuận lợi. Ngược lại, sai sót sẽ dẫn đến việc bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc phạt hành chính về thuế.
2. Khi nào cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp?
Cơ quan thuế không kiểm tra tùy tiện, mà sẽ thực hiện trong những trường hợp sau:
a. Kiểm tra dựa trên hồ sơ khai thuế
Cơ quan thuế sẽ xem xét tờ khai mà doanh nghiệp nộp. Nếu có điểm bất thường như doanh thu giảm mạnh, chi phí tăng đột biến, lỗ liên tục nhiều năm… thì rất dễ bị đưa vào diện kiểm tra.
b. Khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế
Nếu phát hiện doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, khai khống chi phí, trốn thuế hoặc gian lận hoàn thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra đột xuất.
c. Khi doanh nghiệp đề nghị hoàn thuế
Doanh nghiệp xin hoàn thuế GTGT, đặc biệt với số tiền lớn, chắc chắn sẽ bị kiểm tra để xác minh tính hợp lệ của hồ sơ và giao dịch.
d. Theo kế hoạch định kỳ của cơ quan thuế
Hàng năm, cơ quan thuế xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra dựa trên mức độ rủi ro. Thông thường, doanh nghiệp sẽ được kiểm tra 3 – 5 năm/lần, nhưng doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc rủi ro cao có thể bị kiểm tra thường xuyên hơn.
e. Khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng khác
Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra Nhà nước hoặc cơ quan công an có thể đề nghị cơ quan thuế phối hợp kiểm tra doanh nghiệp trong những trường hợp cần thiết.
f. Khi doanh nghiệp thay đổi tình trạng hoạt động
Các sự kiện như chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, cổ phần hóa, hay thay đổi địa điểm dẫn tới chuyển cơ quan quản lý thuế cũng là lý do để cơ quan thuế tiến hành quyết toán.
g. Khi có tố cáo hoặc yêu cầu đột xuất
Nếu có đơn tố cáo hoặc chỉ đạo từ cấp trên, cơ quan thuế có thể xuống kiểm tra bất kỳ lúc nào.
3. Nội dung cơ quan thuế kiểm tra tại doanh nghiệp
Trong quá trình kiểm tra, cơ quan thuế sẽ tập trung vào những nội dung sau:
- Tờ khai thuế đã nộp: GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác.
- Hóa đơn, chứng từ: hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu nhập – xuất kho, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu thu – chi, giấy nộp tiền vào ngân sách…
- Sổ sách kế toán: nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, bảng khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ chi phí, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
- Báo cáo tài chính và báo cáo thuế: đối chiếu số liệu để phát hiện sai lệch.
- Hợp đồng kinh tế và lao động: hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động, thang bảng lương.
- Niên độ kế toán và các nghiệp vụ phát sinh: xem xét cách hạch toán và xác định nghĩa vụ thuế.
Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp sẽ phải giải trình. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng có thể bị xử phạt hoặc truy thu thuế nhiều năm.
4. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi quyết toán thuế
Để buổi làm việc với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ:
- Chứng từ gốc: hóa đơn bán ra – mua vào, phiếu xuất – nhập kho, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý, phiếu thu/chi, bảng lương, bảng chấm công…
- Báo cáo thuế đã nộp: tờ khai GTGT, tờ khai thuế TNCN, báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN.
- Sổ sách kế toán: nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết, bảng phân bổ chi phí trả trước, bảng khấu hao tài sản, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
- Hồ sơ pháp lý: giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập, giấy chứng nhận đầu tư, điều lệ công ty, công văn trao đổi với cơ quan thuế.
- Các hợp đồng kinh tế: hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động cùng chứng từ thanh toán liên quan.
Tất cả hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, có chữ ký và dấu hợp lệ để việc kiểm tra nhanh chóng, tránh bị đánh giá thiếu minh bạch.
5. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Không phải doanh nghiệp nào cũng bị kiểm tra đúng chu kỳ 5 năm/lần; việc kiểm tra phụ thuộc nhiều vào rủi ro và đặc thù ngành nghề.
- Doanh nghiệp có dấu hiệu trốn thuế, lỗ kéo dài hoặc hoàn thuế lớn sẽ có nguy cơ bị kiểm tra sớm hơn.
- Khi chuyển địa điểm dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, có thể phải quyết toán trước khi chốt sổ.
- Hồ sơ cần lưu giữ tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra bất kỳ lúc nào.
- Doanh nghiệp nên thường xuyên tự rà soát, kiểm tra nội bộ để phát hiện sai sót trước khi cơ quan thuế xuống làm việc.
Cơ quan thuế có thể kiểm tra doanh nghiệp trong nhiều tình huống: khi có dấu hiệu vi phạm, khi hoàn thuế, theo kế hoạch định kỳ hoặc khi doanh nghiệp thay đổi trạng thái hoạt động. Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ hồ sơ chứng từ, lưu giữ sổ sách đầy đủ và kê khai trung thực thì quá trình quyết toán càng nhanh chóng và hạn chế rủi ro.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com