Quá trình kiểm tra thuế là một phần không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Việc chuẩn bị tốt trước khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, xử phạt hành chính và bảo vệ uy tín của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về những việc doanh nghiệp cần làm để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tài chính.

Hiểu rõ về quy trình kiểm tra thuế

Kiểm tra thuế là quá trình mà cơ quan thuế xem xét, đánh giá tình hình kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp. Việc kiểm tra có thể được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất khi có dấu hiệu nghi ngờ vi phạm pháp luật thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ các hình thức kiểm tra thuế phổ biến:

• Kiểm tra thuế định kỳ: Thường diễn ra theo kế hoạch hàng năm của cơ quan thuế.
• Kiểm tra thuế đột xuất: Khi có nghi vấn về việc gian lận thuế, nộp thuế chậm hoặc có đơn khiếu nại.
• Quyết toán thuế: Diễn ra khi doanh nghiệp giải thể, chuyển đổi loại hình hoặc có thay đổi lớn về tài chính.

Chuẩn bị hồ sơ chứng từ kế toán

Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả hồ sơ, chứng từ kế toán được lưu trữ đầy đủ, hợp lệ và có thể xuất trình ngay khi cơ quan thuế yêu cầu. Các tài liệu quan trọng bao gồm:

a) Hóa đơn, chứng từ kế toán

• Hóa đơn đầu vào và đầu ra, đảm bảo tính hợp lệ theo quy định của pháp luật.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi.
• Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.

b) Báo cáo tài chính & sổ sách kế toán

• Báo cáo tài chính trong các năm gần nhất.
• Sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết doanh thu – chi phí.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

c) Hợp đồng kinh tế

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ với khách hàng và nhà cung cấp.
• Phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có).
• Hợp đồng lao động và bảng lương nhân viên.

d) Hồ sơ thuế

• Tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN theo từng kỳ.
• Chứng từ nộp thuế, quyết toán thuế.
• Hồ sơ miễn, giảm thuế (nếu có).

Kiểm tra lại tính hợp lệ của hóa đơn và chứng từ

Hóa đơn điện tử là một trong những yếu tố quan trọng cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Một số điểm quan trọng bao gồm:

• Kiểm tra mã số thuế của đối tác có hợp lệ không bằng cách tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Đối chiếu số liệu giữa hóa đơn điện tử và báo cáo thuế.
• Đảm bảo hóa đơn có chữ ký số và không bị sửa đổi sau khi phát hành.

Rà soát các khoản chi phí có thể bị loại trừ

Một số chi phí có thể không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi phí không có hóa đơn hợp lệ.
• Lương nhân viên nhưng không có hợp đồng lao động hoặc chứng từ thanh toán.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định không phù hợp với quy định.
• Các khoản chi phí không phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ các khoản chi phí trước khi quyết toán thuế để tránh bị loại trừ không hợp lý.

Kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và báo cáo thuế

Các sai sót phổ biến cần tránh bao gồm:

• Doanh thu trên báo cáo tài chính không khớp với doanh thu trên tờ khai thuế.
• Hóa đơn đầu vào không phù hợp với hoạt động kinh doanh.
• Hạch toán sai khoản chi phí, làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ số liệu giữa các hệ thống để đảm bảo tính chính xác.

Đảm bảo tuân thủ quy định về lao động và bảo hiểm xã hội

• Hợp đồng lao động phải khớp với bảng lương và tờ khai thuế TNCN.

• Bảo hiểm xã hội cần được đóng đúng theo mức quy định.

• Thuế thu nhập cá nhân của nhân viên phải được kê khai và nộp đầy đủ.

Chuẩn bị phương án giải trình với cơ quan thuế

Trong trường hợp cơ quan thuế có thắc mắc hoặc nghi ngờ về một khoản mục nào đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án giải trình rõ ràng. Các bước chuẩn bị bao gồm:

• Xác định lý do của số liệu có thể gây tranh cãi.
• Chuẩn bị tài liệu, bằng chứng chứng minh tính hợp lệ của số liệu.
• Cử người có chuyên môn (kế toán trưởng, giám đốc tài chính) làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.

Nhờ sự hỗ trợ của chuyên gia thuế

Nếu doanh nghiệp chưa có đủ chuyên môn về thuế, việc thuê đơn vị tư vấn thuế hoặc luật sư chuyên về thuế là một giải pháp hữu ích. Các chuyên gia sẽ giúp:

• Rà soát và điều chỉnh lại hồ sơ thuế trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Đưa ra các phương án xử lý khi có sai sót.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi cần thiết.

Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ về thuế

Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận thuế. Một số biện pháp bao gồm:

• Phân quyền kiểm tra, phê duyệt hóa đơn và chứng từ.
• Định kỳ kiểm tra chéo giữa các bộ phận kế toán, tài chính.
• Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tự động hóa quy trình.

Cập nhật thông tin về chính sách thuế mới

Luật thuế thường xuyên thay đổi, do đó doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các quy định mới nhất để tránh vi phạm. Các nguồn thông tin chính thống bao gồm:

• Website của Tổng cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/).
• Thông tư, nghị định do Bộ Tài chính ban hành.
• Tư vấn từ chuyên gia thuế.

Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi kiểm tra thuế giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, bảo vệ lợi ích tài chính và duy trì uy tín. Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ thuế đầy đủ, số liệu chính xác, tuân thủ quy định pháp luật và có phương án giải trình hợp lý. Nếu cần, hãy nhờ đến sự hỗ trợ của chuyên gia thuế để đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi và minh bạch.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com