Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết một số nội dung của Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Văn bản này bổ sung, sửa đổi nhiều quy định liên quan trực tiếp đến hoạt động lập, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Những thay đổi đáng chú ý tập trung vào đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp không phải lập hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và trách nhiệm của các bên liên quan. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình kế toán, bán hàng và hệ thống phần mềm để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2026, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026.
Nghị định gồm 05 chương, 45 điều và 01 phụ lục, quy định các nội dung về:
- Loại hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nội dung, thời điểm lập hóa đơn điện tử.
- Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Xử lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đã lập.
- Quyền, trách nhiệm của người bán, người mua và các tổ chức liên quan.
Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp cập nhật quy trình hóa đơn điện tử, bảo đảm việc lập và truyền dữ liệu hóa đơn được thực hiện đúng quy định.
2. Bổ sung, làm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là quy định cụ thể hơn về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
2.1. Bổ sung một số lĩnh vực được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Nghị định bổ sung các doanh nghiệp hoạt động trong một số lĩnh vực như ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa và dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon vào nhóm đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã không đồng nghĩa doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ lập hóa đơn hoặc truyền dữ liệu hóa đơn. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn và việc truyền, lưu trữ dữ liệu theo quy định.
2.2. Làm rõ việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Nghị định quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm hoặc có hoạt động bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
Đồng thời, trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ, nhà hàng, ăn uống và các lĩnh vực liên quan cần rà soát loại hóa đơn đang sử dụng để bảo đảm phù hợp với mô hình kinh doanh.
3. Bổ sung các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung Điều 7, quy định cụ thể một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là nội dung doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần lưu ý khi xác định nghĩa vụ lập hóa đơn đối với từng giao dịch.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp được lập bảng kê thu mua theo quy định của pháp luật.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài theo trường hợp được quy định.
- Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.
- Một số khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, hoạt động tài chính, bán nợ và giao dịch ngoại tệ.
- Góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ và một số trường hợp máy móc, thiết bị cho mượn phục vụ gia công.
Lưu ý: Không phải mọi giao dịch có tính chất tương tự đều đương nhiên được miễn lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng bản chất giao dịch và điều kiện cụ thể tại Nghị định trước khi xác định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
4. Điều chỉnh, bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là vấn đề có ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận doanh thu, kê khai thuế và đối chiếu dữ liệu kế toán. Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung hướng dẫn đối với một số giao dịch đặc thù, đồng thời làm rõ một số trường hợp cần lưu ý.
4.1. Thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ
Nghị định bổ sung quy định trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận khoản tiền đặt cọc này.
Kế toán cần phân biệt rõ tiền đặt cọc có mục đích bảo đảm thực hiện hợp đồng với khoản tiền khách hàng thanh toán trước cho dịch vụ. Việc xác định đúng bản chất khoản thu là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.
4.2. Bổ sung thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ đặc thù
Nghị định bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số loại hình dịch vụ có quy trình đối soát dữ liệu, chẳng hạn:
- Dịch vụ công nghệ số, nền tảng số.
- Dịch vụ bảo hiểm.
- Dịch vụ quảng cáo điện tử.
- Dịch vụ vận tải hành khách.
- Giao dịch liên quan đến tài sản mã hóa.
- Giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
Đối với những ngành nghề này, doanh nghiệp cần nghiên cứu quy định tương ứng để xác định đúng thời điểm hoàn thành dịch vụ, đối soát dữ liệu và lập hóa đơn.
4.3. Trường hợp bán hàng trong ca đêm
Nghị định có quy định về trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động khi bán hàng trong ca đêm. Theo đó, hóa đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo theo điều kiện và phạm vi quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý đây không phải là quy định cho phép tùy ý lùi thời điểm lập hóa đơn đối với mọi giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính. Kế toán cần kiểm tra đúng điều kiện áp dụng trước khi thực hiện.
5. Bổ sung quy định về nội dung hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục hoàn thiện các quy định về thông tin thể hiện trên hóa đơn, nhằm bảo đảm dữ liệu phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung giao dịch kinh tế phát sinh.
Về cơ bản, hóa đơn điện tử cần có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua theo trường hợp áp dụng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá.
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất.
- Tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán và các thông tin về thời điểm lập, thời điểm ký số.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
- Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác nếu có.
5.1. Không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua trong mọi trường hợp
Nghị định quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định riêng.
Quy định này giúp đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn trong nhiều giao dịch. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm các thông tin về người mua và giao dịch được thể hiện chính xác theo quy định.
5.2. Bổ sung nội dung đối với một số loại hóa đơn đặc thù
Nghị định bổ sung, làm rõ nội dung hóa đơn đối với một số trường hợp như:
- Hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng.
- Hóa đơn điện tử được lập theo hình thức ủy nhiệm.
- Hóa đơn bán đấu giá tài sản.
- Hóa đơn trong hoạt động vận tải.
- Hóa đơn có liên quan đến nhà cung cấp ở nước ngoài.
Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, Nghị định khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế.
6. Bổ sung quy định về xử lý sự cố và trách nhiệm của các bên
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung các quy định nhằm tăng cường quản lý hóa đơn điện tử và bảo vệ quyền lợi của người nộp thuế, người mua hàng.
Một số nội dung đáng chú ý gồm:
- Quy định về xử lý sự cố đối với hệ thống hóa đơn điện tử.
- Làm rõ trách nhiệm của người bán, cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Bổ sung quyền của người bán và người mua trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hoàn thiện quy định về xử lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử đã lập.
Đáng chú ý, Nghị định bổ sung cơ chế xem xét khen thưởng người tiêu dùng cung cấp thông tin tố giác hành vi không lập và không giao hóa đơn điện tử.
Người tiêu dùng có thể được xem xét khen thưởng khi thông tin cung cấp trung thực, chính xác, kịp thời, có đủ căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, xác minh và dẫn đến quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo quy định.
7. Doanh nghiệp cần làm gì để đáp ứng quy định mới?
Việc cập nhật quy định về hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán mà còn liên quan đến bộ phận bán hàng, quản lý hợp đồng, vận hành và công nghệ thông tin.
Để hạn chế rủi ro khi thực hiện, doanh nghiệp nên triển khai các công việc sau:
| STT | Nội dung cần rà soát | Việc doanh nghiệp cần thực hiện |
|---|---|---|
| 1 | Đối tượng sử dụng hóa đơn | Kiểm tra doanh nghiệp thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. |
| 2 | Đăng ký hóa đơn điện tử | Rà soát thông tin đăng ký sử dụng và thực hiện điều chỉnh khi có thay đổi theo quy định. |
| 3 | Thời điểm lập hóa đơn | Kiểm tra quy trình lập hóa đơn theo từng loại hàng hóa, dịch vụ và thời điểm phát sinh giao dịch. |
| 4 | Nội dung hóa đơn | Cập nhật thông tin người mua, người bán, hàng hóa, dịch vụ và các chỉ tiêu bắt buộc. |
| 5 | Phần mềm hóa đơn | Trao đổi với nhà cung cấp phần mềm để bảo đảm hệ thống đáp ứng định dạng và yêu cầu truyền dữ liệu. |
| 6 | Quy trình nội bộ | Hướng dẫn bộ phận bán hàng, kế toán và nhân sự liên quan thực hiện thống nhất. |
| 7 | Lưu trữ và đối chiếu | Kiểm tra dữ liệu hóa đơn, chứng từ và đối chiếu với doanh thu, sổ kế toán, hồ sơ kê khai thuế. |
Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên rà soát cả những giao dịch đặc thù như tiền đặt cọc, thanh toán trước, dịch vụ có đối soát, giao dịch qua nền tảng số và hoạt động bán hàng ngoài giờ. Đây là những tình huống dễ phát sinh nhầm lẫn về thời điểm và nghĩa vụ lập hóa đơn.
8. Một số câu hỏi thường gặp về Nghị định 254/2026/NĐ-CP
8.1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
8.2. Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử có phải đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền không?
Theo quy định tại Nghị định, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng đối tượng và điều kiện áp dụng.
8.3. Thu tiền đặt cọc hợp đồng dịch vụ có phải lập hóa đơn ngay không?
Trường hợp thu tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định của Bộ luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc. Kế toán cần phân biệt khoản đặt cọc bảo đảm với khoản thanh toán trước cho dịch vụ.
8.4. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số của người mua không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác.
8.5. Doanh nghiệp có được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo nếu bán hàng trong ca đêm không?
Nghị định có quy định trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động khi bán hàng trong ca đêm thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo theo điều kiện quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng trường hợp áp dụng, không mặc nhiên áp dụng cho tất cả giao dịch ngoài giờ hành chính.
9. Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Các quy định mới tác động trực tiếp đến quy trình lập hóa đơn, thời điểm ghi nhận giao dịch, nội dung hóa đơn và trách nhiệm quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp không nên chỉ cập nhật phần mềm hóa đơn mà cần rà soát đồng bộ hợp đồng, quy trình bán hàng, thanh toán, đối soát và hạch toán kế toán. Việc thực hiện đúng ngay từ khâu phát sinh giao dịch sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra và bảo đảm dữ liệu kê khai thuế được nhất quán.
Ngoài Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cũng cần theo dõi các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó có Thông tư 91/2026/TT-BTC, để áp dụng đầy đủ quy định về đăng ký, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử.
10. Bluecom hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và quản lý hóa đơn điện tử
Với những thay đổi trong chính sách hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập hóa đơn, kiểm tra thông tin đến lưu trữ và đối chiếu dữ liệu kế toán.
Bluecom cung cấp dịch vụ kế toán thuế, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử, tư vấn quy trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành.
Liên hệ Bluecom để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện chính sách thuế và hóa đơn điện tử.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: Số 93 phố Bằng Liệt, Bằng A, Hoàng Liệt, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 0973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com