Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngày càng trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng HĐĐT không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, để triển khai và quản lý HĐĐT hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều yếu tố quan trọng.

1. Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử

Trước khi áp dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật liên quan, bao gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123.
• Quy định của Tổng cục Thuế về việc triển khai hệ thống HĐĐT trên phạm vi toàn quốc.

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi trong chính sách để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các sai sót có thể dẫn đến xử phạt.

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Việc áp dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.
• Tăng tính bảo mật và an toàn: HĐĐT giúp giảm rủi ro mất mát, hư hỏng so với hóa đơn giấy.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Quá trình phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn được thực hiện nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ kê khai thuế: HĐĐT giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện nghĩa vụ thuế và hạn chế các sai sót trong kê khai.

3. Những lưu ý quan trọng khi quản lý hóa đơn điện tử

3.1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Doanh nghiệp cần chọn nhà cung cấp HĐĐT có giấy phép của Tổng cục Thuế, đảm bảo hệ thống an toàn, bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật.

3.2. Xây dựng quy trình quản lý hóa đơn khoa học

Quy trình quản lý HĐĐT cần được thiết lập rõ ràng, bao gồm:

• Tạo và phát hành hóa đơn: Đảm bảo thông tin trên hóa đơn chính xác và đầy đủ.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng: Lưu trữ bằng phương thức an toàn, dễ dàng tra cứu.
• Xử lý sai sót: Xác định cách thức điều chỉnh hoặc hủy bỏ hóa đơn nếu phát sinh lỗi.
• Lưu trữ hóa đơn: Theo đúng thời gian quy định của pháp luật (tối thiểu 10 năm).

3.3. Đảm bảo an toàn dữ liệu

HĐĐT chứa thông tin quan trọng, do đó doanh nghiệp cần có biện pháp bảo mật như:

• Sử dụng chữ ký số để xác thực hóa đơn.

• Sao lưu dữ liệu định kỳ, tránh mất mát do sự cố kỹ thuật.

• Hạn chế quyền truy cập chỉ dành cho những nhân sự có thẩm quyền.

3.4. Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn định kỳ

Doanh nghiệp nên thực hiện đối chiếu hóa đơn thường xuyên với sổ sách kế toán và dữ liệu thuế để phát hiện và xử lý sai sót kịp thời.

3.5. Đào tạo nhân viên về hóa đơn điện tử

Nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan cần được đào tạo về cách sử dụng hệ thống HĐĐT, cập nhật quy định mới nhằm tránh các sai sót không đáng có.

4. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Một số lỗi phổ biến khi sử dụng HĐĐT mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Sai thông tin trên hóa đơn: Cần lập biên bản điều chỉnh và phát hành hóa đơn mới.
• Hóa đơn bị từ chối do lỗi kỹ thuật: Kiểm tra lại hệ thống phần mềm, liên hệ nhà cung cấp để khắc phục.
• Lưu trữ hóa đơn không đúng quy định: Đảm bảo hệ thống lưu trữ tuân thủ thời gian và yêu cầu pháp lý.

Việc quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bằng cách lựa chọn nhà cung cấp uy tín, xây dựng quy trình quản lý khoa học, đảm bảo an toàn dữ liệu và đào tạo nhân viên bài bản, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi ích mà HĐĐT mang lại. Đồng thời, việc thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hóa đơn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com