Hạch toán xuất hóa đơn quà biếu tặng thường được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khi tri ân các khách hàng thân thiết hay người lao động trong trong công ty.Vậy khi đó hạch toán xuất hóa đơn quà biếu tặng như nào? Cùng Bluecom tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hàng cho biếu tặng nhân viên có phải xuất hóa đơn hay không?

Quy định về xuất hóa đơn đối với quà tặng

Theo Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng để quảng cáo, làm hàng mẫu, hàng khuyến mại, hay để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động.

Đối với các trường hợp này, kế toán phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tương tự các trường hợp bán hàng bình thường. Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế như đối với hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được quy định như sau:

• Phần thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;
• Phần hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;
• Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
• Phần đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh;
• Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ ghi nhận như hóa đơn thông thường.

Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên - 3 trường hợp phổ biến

1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho

Hạch toán hàng biếu tặng khi doanh nghiệp mua hàng hóa dùng để biếu tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào đã lập và tiền thuế GTGT như sau:

• Nợ TK 641: Chi phí doanh nghiệp mua hàng biếu tặng.
• Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT đầu vào (nếu có)
• Có TK 331, 111, 112: Tổng giá trị phải trả khi mua hàng biếu tặng, cho.
• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên

+ Với trường hợp này, khi hàng hóa dùng để biếu, cho, tặng về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán hạch toán hàng biếu tặng:

• Nợ TK 152, 153, 156…: Tổng trị giá nguyên vật liệu, hàng hóa doanh nghiệp dùng biếu, tặng
• Nợ TK 1331: Tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
• Có TK 331, 111,112…: Tổng trị giá phải thanh toán khi mua hàng biếu, tặng.

+ Khi doanh nghiệp xuất kho hàng hóa biếu, cho, tặng căn cứ vào hóa đơn xuất ra, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như:

• Nợ TK 641: Chi phí hàng hóa doanh nghiệp mua dùng cho biếu, tặng.
• Có TK 152, 153, 156: Trị giá sản phẩm, hàng hóa,… mua về để biếu tặng.
• Có TK 3331: Tiền thuế GTGT đầu ra.

3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi

Khi hàng hóa dùng để biếu, tặng cho người lao động, công nhân viên dùng bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi của DN, kế toán hạch toán hàng biếu tặng như sau:

• Nợ TK 353: Tổng giá trị doanh nghiệp thanh toán hàng biếu tặng
• Có TK 511: Trị giá hàng hóa dùng để biếu, tặng
• Có TK 33311: Tiền thuế GTGT đầu ra.

Sau đó, kế toán ghi nhận giá vốn, hạch toán như sau:

• Nợ TK 623: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng
• Có TK 152, 153, 156,…: Giá vốn hàng hóa doanh nghiệp biếu, cho, tặng

Ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên là chi phí được trừ?

Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên

Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:

• Có hợp đồng mua bán (nếu có);
• Có hóa đơn mua quà tặng;
• Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
• Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
• Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
• Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;
• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.

Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu

Doanh nghiệp cũng chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như quà tặng tết nguyên đán để những khoản chi quà tặng là bánh trung thu được ghi nhận là chi phí được trừ;

Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ như sau:

“Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng; chi hỗ trợ chi phí đi lại; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”

Ví dụ:

Công ty XYZ có mua hàng hóa để làm quà trung thu, quà tết cho nhân viên trong công ty với:

• Tổng chi phí cho từng cá nhân là 2.000.000 đồng;
• Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 100.000.000 đồng/năm;
• Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng.

➜ Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.
➜ Xét thấy khoản chi quà tặng 2.000.0000đ nhỏ hơn mức lương bình quân của cá nhân theo tháng 8.333.333 đồng. Chi phí này là được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, công ty sẽ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng như hóa đơn bán hàng hóa thông thường.

Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên

Điều kiện được ghi nhận là chi phí được trừ của những khoản biếu tặng cho nhân viên trong trường hợp này cũng tương tự như 2 trường hợp đã nêu trên.

Tuy nhiên đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).

Trên đây Bluecom đã cung cấp thông tin về hạch toán xuất hóa đơn quà biếu tặng. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi!

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com