Việc ban hành Thông tư 99/2025/TT-BTC đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa, chuẩn hóa công tác kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong đó, quy định về sử dụng phần mềm kế toán (PMKT) từ 01/01/2026 là nội dung đáng lưu ý vì phần mềm là công cụ then chốt để thực hiện ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và chứng từ kế toán đúng pháp luật.
1. Bối cảnh và phạm vi áp dụng
Ngày 27/10/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Thông tư này thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan đến chế độ kế toán doanh nghiệp.
Một trong những nội dung quan trọng được nhiều doanh nghiệp quan tâm là quy định về sử dụng phần mềm kế toán (PMKT) kể từ ngày 01/01/2026.
2. Yêu cầu tối thiểu đối với phần mềm kế toán
Theo Điều 28 Thông tư 99, doanh nghiệp được phép sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán, nhưng phần mềm phải đáp ứng các điều kiện tối thiểu sau:
2.1. Tuân thủ quy định pháp luật
-
Các quy trình, nghiệp vụ kế toán thiết lập trên phần mềm phải tuân thủ đầy đủ pháp luật về kế toán, thuế và các quy định liên quan.
-
Phần mềm không được làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán, cũng như không được sai lệch thông tin, số liệu trình bày trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.
2.2. Xử lý dữ liệu chính xác và có dấu vết
-
Mọi thông tin, số liệu kế toán phải được phần mềm xử lý chính xác, không trùng lặp và đảm bảo tính logic.
-
Khi có sửa chữa thông tin đã ghi sổ, phần mềm phải lưu lại dấu vết lịch sử thay đổi theo trình tự thời gian, giúp dễ dàng kiểm tra và truy xuất.
2.3. Bảo mật và an toàn thông tin
-
Toàn bộ dữ liệu kế toán trên phần mềm phải đảm bảo bảo mật và an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.
-
Phần mềm phải có cơ chế cảnh báo hoặc ngăn chặn việc can thiệp trái phép, thay đổi dữ liệu đã ghi sổ kế toán.
2.4. Khả năng kết nối và nâng cấp
-
Phần mềm cần có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, chữ ký số, khai thuế điện tử,…
-
Đồng thời, phần mềm phải có tính linh hoạt trong nâng cấp, sửa đổi, bổ sung khi có thay đổi về chính sách pháp luật.
2.5. Cung cấp dữ liệu đầu ra theo yêu cầu
-
Phần mềm kế toán phải có khả năng cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời dữ liệu đầu ra phục vụ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các bên sử dụng thông tin tài chính khác.
3. Trách nhiệm của doanh nghiệp và người phụ trách kế toán
Thông tư 99 quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp, người quản lý và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) trong việc sử dụng phần mềm kế toán:
-
Người quản lý điều hành, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu kế toán do phần mềm cung cấp.
-
Doanh nghiệp phải đảm bảo việc vận hành, ghi chép, sửa đổi và lưu trữ dữ liệu kế toán trên phần mềm tuân thủ đúng quy định.
-
Khi áp dụng phần mềm kế toán tại các đơn vị trực thuộc, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống hạch toán, kiểm tra và tổng hợp phù hợp với mô hình quản lý và nguyên tắc kế toán thống nhất.
4. Quy định về tổ chức bộ máy kế toán và đơn vị trực thuộc
Ngoài phần mềm kế toán, Thông tư 99 còn quy định rõ cách thức tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại đơn vị trực thuộc:
-
Doanh nghiệp được quyền tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động và yêu cầu quản trị.
-
Có thể phân cấp cho đơn vị trực thuộc trong việc ghi nhận vốn cấp, doanh thu, chi phí, giá vốn, cũng như việc lập báo cáo tài chính riêng.
-
Dù đơn vị trực thuộc có lập báo cáo tài chính riêng hay không, báo cáo tài chính hợp nhất của doanh nghiệp vẫn phải bao gồm thông tin của cả trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc.
-
Quy định này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý, đồng thời đảm bảo tính thống nhất và minh bạch khi lập báo cáo tài chính toàn hệ thống.
5. Một số điểm mới liên quan đến phần mềm kế toán
Thông tư 99 không chỉ đưa ra yêu cầu đối với phần mềm kế toán mà còn có nhiều điểm mới ảnh hưởng trực tiếp đến cách triển khai phần mềm, bao gồm:
-
Thay đổi hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán: doanh nghiệp được chủ động thiết kế, bổ sung hoặc điều chỉnh biểu mẫu phù hợp với hoạt động thực tế, miễn là đảm bảo trung thực, rõ ràng và dễ kiểm soát.
-
Cập nhật hệ thống tài khoản kế toán: doanh nghiệp được phép mở rộng, chi tiết thêm tài khoản kế toán để phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ mà không làm thay đổi thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.
-
Đổi tên báo cáo tài chính: “Bảng cân đối kế toán” được đổi thành “Báo cáo tình hình tài chính”; cùng với các báo cáo khác như Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và Thuyết minh báo cáo tài chính.
-
Linh hoạt về đơn vị tiền tệ: ngoài Đồng Việt Nam, doanh nghiệp có thể lựa chọn ngoại tệ làm đơn vị kế toán nếu đáp ứng điều kiện, nhưng việc thay đổi chỉ được thực hiện tại đầu kỳ kế toán mới và phải tuân theo tỷ giá quy định.
Những thay đổi này đòi hỏi phần mềm kế toán phải linh hoạt, dễ tùy chỉnh, hỗ trợ đầy đủ biểu mẫu, hệ thống tài khoản và mẫu báo cáo tài chính theo quy định mới.
6. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước ngày 01/01/2026
Để triển khai đúng quy định khi Thông tư 99 có hiệu lực, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện một số bước chuẩn bị sau:
-
Rà soát phần mềm kế toán hiện có, đảm bảo đáp ứng đủ yêu cầu tối thiểu về quy trình, bảo mật, kết nối, lưu vết và khả năng nâng cấp.
-
Cập nhật hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách và báo cáo theo danh mục mới của Thông tư 99.
-
Điều chỉnh quy chế kế toán nội bộ, quy trình phê duyệt, lưu trữ và kiểm tra dữ liệu phù hợp với yêu cầu pháp lý mới.
-
Chuẩn bị chuyển đổi dữ liệu đầu kỳ, đảm bảo sẵn sàng vận hành phần mềm mới hoặc phiên bản nâng cấp kể từ ngày 01/01/2026.
-
Đào tạo nhân sự kế toán về biểu mẫu, quy trình, chức năng phần mềm mới, đặc biệt là kỹ năng truy xuất và kiểm soát dữ liệu.
-
Tăng cường công tác kiểm tra nội bộ, bảo đảm hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, an toàn và tuân thủ pháp luật.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com