Thanh tra thuế là hoạt động thường xuyên của cơ quan quản lý nhà nước nhằm đảm bảo doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế. Khi nhận được quyết định thanh tra, nhiều người thường lo lắng và lúng túng trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu.
Để giúp bạn chủ động và hạn chế rủi ro, dưới đây là 10 bộ hồ sơ quan trọng cần chuẩn bị trước khi đoàn thanh tra thuế làm việc.
1. Quyết định thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh
Đây là bộ hồ sơ pháp lý ban đầu chứng minh sự tồn tại và tính hợp pháp của doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định thành lập (nếu có).
- Các giấy phép con liên quan đến ngành nghề kinh doanh.
2. Hồ sơ khai thuế và nộp thuế
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu các tờ khai và số thuế đã nộp với thực tế phát sinh. Bạn cần chuẩn bị:
- Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế nhà thầu (nếu có).
- Biên lai, chứng từ nộp thuế.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
3. Báo cáo tài chính các năm bị thanh tra
Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra tình hình tài chính và số liệu hạch toán:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
4. Hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ
Doanh nghiệp cần xuất trình:
- Hóa đơn đầu ra (bán hàng, cung ứng dịch vụ).
- Hóa đơn đầu vào (mua hàng, nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ).
- Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng (nếu có).
5. Hồ sơ về lao động và tiền lương
Thanh tra thuế thường rà soát chi phí lương và các khoản trích theo lương:
- Danh sách nhân sự.
- Hợp đồng lao động.
- Bảng lương, bảng chấm công.
- Chứng từ nộp BHXH, BHYT, BHTN.
6. Hồ sơ vay vốn, hợp đồng tín dụng và lãi vay
Các khoản vay ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tài chính và nghĩa vụ thuế. Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc cá nhân.
- Bảng tính lãi vay.
- Chứng từ thanh toán lãi, gốc.
7. Hồ sơ tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc trích khấu hao và phân bổ chi phí:
- Biên bản bàn giao tài sản cố định.
- Hợp đồng mua bán tài sản, hóa đơn chứng từ liên quan.
- Bảng tính và quyết định trích khấu hao.
- Danh mục công cụ, dụng cụ phân bổ.
8. Hồ sơ xuất nhập khẩu (nếu có)
Với doanh nghiệp hoạt động thương mại quốc tế:
- Tờ khai hải quan.
- Hợp đồng ngoại thương.
- Vận đơn, chứng từ vận tải.
- Chứng từ thanh toán quốc tế.
9. Hồ sơ ngân hàng, sổ phụ, chứng từ thu chi
Ngân hàng là kênh quan trọng để đối chiếu dòng tiền:
- Sao kê tài khoản ngân hàng.
- Sổ phụ các tháng, các năm liên quan.
- Phiếu thu, phiếu chi, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
10. Các quyết định, biên bản làm việc với cơ quan thuế trước đây
Nếu doanh nghiệp đã từng được kiểm tra, quyết toán hay thanh tra, cần chuẩn bị:
- Các biên bản kiểm tra, thanh tra cũ.
- Quyết định xử lý vi phạm (nếu có).
- Hồ sơ chứng minh đã khắc phục vi phạm.
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thanh tra thuế
- Sắp xếp khoa học: Nên phân loại theo từng nhóm hồ sơ, đánh số thứ tự để dễ dàng xuất trình.
- Kiểm tra tính đầy đủ, khớp số liệu: Đảm bảo hồ sơ khai thuế trùng khớp với báo cáo tài chính, chứng từ kế toán.
- Lưu trữ bản cứng và bản mềm: Nhiều đoàn thanh tra yêu cầu đối chiếu cả bản gốc và dữ liệu điện tử.
- Thành thật, minh bạch: Không tự ý sửa đổi chứng từ. Nếu có sai sót, nên chuẩn bị giải trình rõ ràng.
- Cử nhân sự phụ trách: Nên có kế toán trưởng hoặc người am hiểu sổ sách tham gia xuyên suốt buổi làm việc.
Thanh tra thuế không phải là điều quá đáng lo ngại nếu doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và minh bạch. Việc nắm rõ 10 bộ hồ sơ quan trọng nêu trên sẽ giúp bạn chủ động, tự tin hơn trong quá trình làm việc với cơ quan thuế, đồng thời giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hay truy thu thuế.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com