Từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý quy định về thanh toán không dùng tiền mặt khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp được quy định riêng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt không đáp ứng điều kiện, khoản chi có thể bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.

Vậy quy định này được áp dụng như thế nào? Kế toán cần kiểm tra những gì để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN?

1. Căn cứ pháp lý về thanh toán tiền mặt khi tính thuế TNDN

Quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN được nêu tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.

Theo đó, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Như vậy, có hóa đơn hợp pháp chưa đủ để bảo đảm một khoản chi được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan.

2. Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng có bị loại chi phí không?

Đối với các khoản chi thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt và không đáp ứng điều kiện theo quy định thì khoản chi có nguy cơ không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.

Có thể tham khảo cách xử lý trong các trường hợp sau:

Trường hợp	Lưu ý khi xác định chi phí được trừ
Mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng/lần và thanh toán bằng tiền mặt	Có thể bị loại nếu thuộc trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt
Mua hàng hóa, dịch vụ dưới 5 triệu đồng/lần	Có thể được trừ nếu đáp ứng các điều kiện còn lại
Mua hàng của cùng một người bán nhiều lần trong ngày, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên	Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định
Chi phí do người lao động được doanh nghiệp giao mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh	Cần kiểm tra điều kiện ủy quyền, chứng từ mua hàng, phương thức thanh toán và hồ sơ hoàn trả
Trả lương, tiền công cho người lao động	Cần lưu ý quy định riêng về thanh toán không dùng tiền mặt đối với từng lần chi trả từ 5 triệu đồng trở lên

Căn cứ: Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tài chính về điều kiện thanh toán tiền lương, tiền công.

Lưu ý: Không nên áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng một cách máy móc cho mọi giao dịch. Kế toán cần xác định bản chất khoản chi, giá trị từng lần thanh toán và các quy định riêng có liên quan.

3. Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Đây là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi áp dụng quy định mới.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, kể từ ngày 15/12/2025, khoản thanh toán tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, nếu đáp ứng các điều kiện khác theo quy định.

Đối với khoản tiền lương, tiền công từng lần dưới 5 triệu đồng được trả bằng tiền mặt, doanh nghiệp có thể tính vào chi phí được trừ nếu việc chi trả tuân thủ quy định pháp luật về kế toán, có đủ chứng từ và đáp ứng các điều kiện liên quan.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tiền lương, gồm:

• Hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự liên quan.

• Bảng chấm công, bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương.

• Quy chế lương, thưởng và các khoản phụ cấp nếu có.

• Phiếu chi, chữ ký xác nhận nhận tiền hoặc chứng từ thanh toán phù hợp.

• Chứng từ chuyển khoản đối với các khoản chi thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp cũng cần rà soát riêng các khoản thưởng, phụ cấp, công tác phí và khoản chi khác cho người lao động để xác định đúng điều kiện áp dụng, tránh mặc định tất cả đều được xử lý giống tiền lương.

4. Mua hàng dưới 5 triệu đồng nhiều lần trong ngày có phải chuyển khoản?

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán nhiều lần trong cùng ngày.

Theo điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu từng lần mua có giá trị dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị mua trong cùng ngày từ cùng một người bán đạt từ 5 triệu đồng trở lên thì khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Ví dụ:

Doanh nghiệp mua vật tư của cùng một nhà cung cấp trong một ngày qua ba giao dịch, lần lượt là 2 triệu đồng, 1,5 triệu đồng và 2 triệu đồng. Tổng giá trị mua trong ngày là 5,5 triệu đồng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng nói trên. Việc tách thành nhiều hóa đơn hoặc nhiều lần mua nhỏ không đồng nghĩa với việc mặc nhiên được thanh toán bằng tiền mặt.

Vì vậy, kế toán nên theo dõi giao dịch theo nhà cung cấp và ngày phát sinh, thay vì chỉ kiểm tra riêng từng hóa đơn.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro bị loại chi phí?

Để chủ động khi kê khai và quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

Thứ nhất, rà soát quy trình thanh toán. Ưu tiên chuyển khoản hoặc sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phù hợp đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên thuộc diện bắt buộc.

Thứ hai, đối chiếu hóa đơn với chứng từ thanh toán. Kế toán cần kiểm tra tên đơn vị, nhà cung cấp, số tiền, ngày thanh toán và thông tin giao dịch để bảo đảm hồ sơ nhất quán.

Thứ ba, kiểm soát các khoản mua hàng nhiều lần trong ngày. Theo dõi tổng giá trị giao dịch với cùng một người bán để xác định đúng nghĩa vụ thanh toán.

Thứ tư, hoàn thiện hồ sơ mua hàng. Lưu giữ hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn và các chứng từ liên quan chứng minh giao dịch thực tế phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh.

Thứ năm, rà soát riêng chi phí nhân sự. Kiểm tra bảng lương, phiếu chi, chứng từ chuyển khoản và hồ sơ liên quan để bảo đảm từng khoản chi đáp ứng điều kiện áp dụng.

6. Câu hỏi thường gặp

Thanh toán tiền mặt có bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có thể bị loại nếu khoản chi thuộc diện bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nhưng doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện. Không phải mọi khoản thanh toán bằng tiền mặt đều mặc nhiên bị loại.

Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có được thanh toán bằng tiền mặt không?

Khoản mua hàng hóa, dịch vụ dưới 5 triệu đồng mỗi lần có thể được thanh toán bằng tiền mặt nếu đáp ứng các điều kiện khác. Tuy nhiên, cần kiểm tra trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày từ cùng một người bán có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản chi trả lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025 cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ. Khoản chi dưới ngưỡng có thể được chấp nhận nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện và chứng từ theo quy định.

Có hóa đơn hợp pháp thì khoản chi chắc chắn được trừ không?

Không. Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp còn phải chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng điều kiện thanh toán nếu thuộc trường hợp bắt buộc.

7. Kết luận

Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP là nội dung kế toán cần đặc biệt chú ý khi kiểm tra chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào hóa đơn để xác định chi phí hợp lệ mà cần rà soát đồng thời giá trị giao dịch, phương thức thanh toán, hồ sơ mua hàng và các chứng từ liên quan. Đặc biệt, cần kiểm soát các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên và giao dịch mua nhiều lần trong cùng ngày để hạn chế nguy cơ bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Chủ động rà soát từ khâu mua hàng, thanh toán đến lưu trữ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và nâng cao tính tuân thủ trong công tác kế toán thuế.

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: Số 93 phố Bằng Liệt, Bằng A, Hoàng Liệt, Hà Nội.

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 0973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com