Chuyển đổi số trong lĩnh vực quản lý thuế đang bước sang một giai đoạn mới với yêu cầu ngày càng chặt chẽ về tính minh bạch và khả năng kiểm soát dữ liệu. Trong bối cảnh đó, Thông tư 91/2026/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành đã trở thành văn bản pháp lý quan trọng, thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp đăng ký, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử.
Thông tư này được xây dựng nhằm hướng dẫn chi tiết việc thực hiện Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời thay thế nhiều quy định trước đây về hóa đơn điện tử. Đây không chỉ là sự cập nhật về mặt pháp lý mà còn là bước chuẩn hóa toàn diện quy trình quản lý hóa đơn, tăng cường ứng dụng công nghệ và kiểm soát rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận tài chính – kế toán, việc nắm vững những thay đổi này không chỉ giúp hạn chế các vi phạm hành chính mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản trị minh bạch, chuyên nghiệp và đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế trong môi trường số.
Những điểm mới nổi bật trong Thông tư 91/2026/TT-BTC
Điểm đáng chú ý đầu tiên là việc siết chặt quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng công nghệ sinh trắc học. Thông tin của người đại diện pháp luật sẽ được đối chiếu trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu dữ liệu không thống nhất, hồ sơ đăng ký sẽ bị từ chối ngay từ đầu. Điều này buộc doanh nghiệp phải rà soát kỹ thông tin pháp lý trước khi thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Song song với đó, Thông tư cũng mở rộng các tiêu chí đánh giá doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao. Những trường hợp như đăng ký địa chỉ kinh doanh không phù hợp hoặc người đại diện pháp luật đang có mã số thuế bị khóa tại doanh nghiệp khác đều có thể khiến doanh nghiệp bị chuyển sang diện kiểm soát đặc biệt và phải sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
Một thay đổi quan trọng khác là bổ sung 11 trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm các hành vi như lập hóa đơn khống, kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc hoặc không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Khi phát hiện vi phạm, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình trong thời hạn rất ngắn, đòi hỏi doanh nghiệp phải phản hồi kịp thời để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, chương trình "Hóa đơn may mắn" tiếp tục được hoàn thiện và bổ sung cơ chế khen thưởng đối với người tiêu dùng phát hiện hành vi không xuất hóa đơn. Đây được xem là giải pháp nhằm tăng tính minh bạch trong giao dịch và hạn chế tình trạng thất thu thuế.
Quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Một trong những nội dung được cộng đồng kế toán quan tâm nhất chính là cách xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót.
Thông tư 91 đã phân chia rất rõ từng nhóm lỗi thay vì áp dụng chung một quy trình như trước đây. Nguyên tắc quan trọng nhất là xác định chính xác bản chất của sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý. Việc xử lý không đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ thuế hoặc chịu xử phạt hành chính.
Đối với những lỗi chỉ liên quan đến thông tin hành chính như tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc lỗi chính tả nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Thay vào đó, chỉ cần thông báo cho khách hàng và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế để ghi nhận sai sót. Sau khi tiếp nhận, hóa đơn ban đầu vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý và được sử dụng bình thường trong kê khai thuế.
Khi nào cần điều chỉnh và khi nào phải thay thế hóa đơn?
Nếu sai sót liên quan đến các thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế như mã số thuế, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn một trong hai phương án:
- Lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn thay thế.
Trong thực tế, hóa đơn điều chỉnh thường được sử dụng khi cần tăng hoặc giảm giá trị so với hóa đơn gốc, còn hóa đơn thay thế phù hợp khi cần lập lại toàn bộ nội dung chính xác của giao dịch.
Đối với các sai sót được phát hiện ngay trong kỳ kê khai, phương án thay thế thường giúp hồ sơ kế toán gọn gàng và dễ quản lý hơn. Trong khi đó, hóa đơn điều chỉnh phù hợp với những giao dịch kéo dài hoặc cần điều chỉnh theo kết luận thanh tra, kiểm tra.
Những trường hợp đặc biệt doanh nghiệp cần lưu ý
Thông tư 91 cũng dành riêng các quy định cho nhiều tình huống phát sinh trong thực tế.
Đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế, không được lập hóa đơn điều chỉnh như các loại hóa đơn thông thường.
Đối với chiết khấu thương mại, khoản chiết khấu phát sinh sau nhiều lần mua có thể được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo. Nếu giá trị chiết khấu lớn hơn giá trị đơn hàng cuối cùng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh riêng kèm bảng kê các hóa đơn liên quan để đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.
Trong trường hợp trả lại hàng hóa, trách nhiệm lập hóa đơn phụ thuộc vào đối tượng mua hàng. Nếu người mua là doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn điện tử thì chính người mua phải lập hóa đơn trả hàng. Ngược lại, nếu người mua là cá nhân, người bán sẽ thực hiện hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu theo đúng quy định.
Tiêu chuẩn kỹ thuật đối với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Không chỉ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị cung cấp dịch vụ truyền nhận dữ liệu cũng phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn khắt khe hơn.
Theo Thông tư 91, các tổ chức cung cấp dịch vụ phải đảm bảo năng lực tài chính, đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin, hệ thống hạ tầng bảo mật và trung tâm dữ liệu dự phòng nhằm đảm bảo hoạt động hóa đơn điện tử diễn ra liên tục, an toàn và không bị gián đoạn ngay cả khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ưu tiên các đơn vị đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của cơ quan thuế để hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.
Thông tư 91/2026/TT-BTC không chỉ đơn thuần là văn bản thay thế các quy định cũ mà còn là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế tại Việt Nam. Những thay đổi về quy trình đăng ký, tiêu chí đánh giá rủi ro, cách xử lý hóa đơn sai sót và yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống hóa đơn điện tử đều hướng tới mục tiêu xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, an toàn và hiệu quả hơn.
Đối với doanh nghiệp, việc chủ động cập nhật quy định mới, rà soát quy trình nội bộ và đào tạo đội ngũ kế toán sẽ giúp hạn chế đáng kể các rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo hoạt động kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử luôn đúng quy định.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 0973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com