Từ ngày 01/7/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền sẽ là yêu cầu bắt buộc đối với một số ngành nghề kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hộ, cá nhân kinh doanh có thể chậm trễ hoặc chưa sẵn sàng chuyển đổi, dẫn đến vi phạm quy định của pháp luật thuế.
Vậy nếu đã thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền mà không thực hiện, sẽ bị xử phạt ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây để kịp thời chuẩn bị và tránh rủi ro pháp lý.
1. Những ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn của Tổng cục Thuế (Công văn 4500/TCT-CS), từ ngày 01/7/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc nhóm ngành nghề sau sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm:
-
Bán lẻ hàng hóa (siêu thị, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa…);
-
Kinh doanh dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê);
-
Cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như cắt tóc, gội đầu, sửa chữa, chăm sóc sắc đẹp;
-
Cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, hiệu thuốc;
-
Dịch vụ giải trí, vui chơi, rạp chiếu phim, phòng game…
Điểm chung của các hoạt động này là giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối, phát sinh doanh thu thực tế ngay tại điểm bán, nên yêu cầu phải xuất hóa đơn tại thời điểm bán hàng thông qua máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
2. Trường hợp không chuyển đổi - Hành vi vi phạm gì?
Nếu hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà không triển khai đúng thời hạn, tùy hành vi cụ thể có thể bị xử phạt theo các nhóm sau:
❌ Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:
- Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng đối với cá nhân (8 – 16 triệu đồng đối với tổ chức).
- Tình tiết tăng nặng nếu hành vi được thực hiện nhiều lần, có giá trị lớn, hoặc gây thiệt hại cho người tiêu dùng.
❌ Lập hóa đơn không đúng định dạng, không đúng quy định pháp luật
Trường hợp người bán vẫn lập hóa đơn, nhưng không dùng đúng loại hóa đơn theo quy định (ví dụ: vẫn dùng hóa đơn giấy, hoặc hóa đơn điện tử thường thay vì hóa đơn từ máy tính tiền), cũng bị xử phạt:
- Phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Buộc hủy bỏ hóa đơn sai, lập lại theo đúng mẫu quy định.
❌ Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
-
Hành vi không gửi thông báo sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu, hoặc không đăng ký máy tính tiền, bị xử phạt từ 2 – 6 triệu đồng theo Điều 23 Nghị định 125.
3. Mức phạt cụ thể - Hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý
Mức phạt đối với trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 1/6/2025, cụ thể:
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP);
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định (theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Lưu ý: Đây là mức phạt đối với tổ chức, mức phạt đối với cá nhân bằng 1/2 lần mức phạt của tổ chức
Nếu hộ kinh doanh không tự nguyện khắc phục hậu quả, cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế thuế, bao gồm phong tỏa tài khoản, đình chỉ hoạt động kinh doanh, hoặc truy thu và xử lý vi phạm hành chính liên quan.
4. Hộ kinh doanh cần làm gì để tránh bị xử phạt?
Để không bị xử phạt khi quy định chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, hộ cá nhân kinh doanh cần thực hiện sớm các bước sau:
✅ Rà soát ngành nghề và mô hình hoạt động
- Xác định mình có thuộc nhóm bán hàng/dịch vụ cho người tiêu dùng không.
- Nếu có, bắt buộc phải chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
✅ Chuyển đổi phương pháp kê khai thuế
-
Nếu đang nộp thuế theo phương pháp khoán, cần làm hồ sơ chuyển sang phương pháp kê khai để có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
✅ Trang bị máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế
- Máy tính tiền cần có phần mềm tích hợp lập hóa đơn, có kết nối internet, truyền dữ liệu thời gian thực đến cơ quan thuế.
- Có thể sử dụng phần mềm miễn phí do cơ quan thuế cung cấp hoặc phần mềm của đơn vị được phép triển khai.
✅ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Gửi thông báo đăng ký theo Mẫu số 01ĐKTD-HĐĐT qua cổng etax.
- Đăng ký danh sách thiết bị máy tính tiền sử dụng.
Việc không chuyển đổi kịp thời sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ khiến hộ kinh doanh bị xử phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh, khó khăn trong kê khai thuế, mất uy tín với khách hàng.
Do đó, các hộ, cá nhân kinh doanh cần chủ động thực hiện sớm việc chuyển đổi, đầu tư hạ tầng, đăng ký đúng quy trình để vừa tuân thủ pháp luật, vừa vận hành hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày càng minh bạch và số hóa.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com