Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường phát sinh các khoản chi từ các cá nhân hoặc hộ kinh doanh mà không có hóa đơn. Vậy làm sao để những khoản chi này vẫn được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)? Cần đáp ứng những điều kiện gì và làm hồ sơ chứng từ ra sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp áp dụng đúng, tránh rủi ro với cơ quan thuế.
I. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và phải có đủ chứng từ, giấy tờ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí này phải:
- Có tính thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Có căn cứ pháp lý (hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán…);
- Tuân thủ các quy định của Luật thuế, các Thông tư hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ, thuế TNCN, thuế GTGT…
Nếu thiếu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có thể dùng các chứng từ khác, nếu đáp ứng đủ yêu cầu.
II. Các trường hợp chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân không có hóa đơn
Dưới đây là các trường hợp phổ biến và điều kiện áp dụng:
| Trường hợp | Khi nào áp dụng | Chứng từ & hồ sơ cần có |
|---|---|---|
| Trường hợp 1: Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có doanh thu ≤ 100 triệu đồng/năm | Khi cá nhân/hộ kinh doanh không có hóa đơn, doanh nghiệp vẫn muốn tính chi phí hợp lý. | - Biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ. - Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ. - Chứng minh nhân dân/căn cước công dân (bản sao) của người cung cấp. - Bảng kê mẫu 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. - Chứng từ thanh toán: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (nếu giá trị trên 20 triệu đồng, không bắt buộc chuyển khoản). |
| Trường hợp 2: Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm | Khi doanh nghiệp mua của cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu lớn, bắt buộc phải có hóa đơn để chi phí được công nhận. | - Hóa đơn do Chi cục Thuế cấp. - Hợp đồng/hợp đồng dịch vụ. - Biên bản giao hàng/dịch vụ. - Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi/bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản). |
| Trường hợp 3: Thuê lao động cá nhân theo hợp đồng thời vụ, giao khoán | Khi doanh nghiệp thuê cá nhân để làm công việc ngắn hạn, không ổn định. | - Hợp đồng thời vụ hoặc giao khoán. - Bản sao CCCD của cá nhân. - Chứng từ thanh toán. - Khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả. |
| Trường hợp 4: Thuê tài sản của cá nhân | Khi cá nhân cho thuê tài sản và doanh nghiệp muốn thuê hợp lệ để tính chi phí | - Hợp đồng cho thuê tài sản. - Chứng từ thanh toán. - Bản sao CCCD chủ tài sản. - Nếu hợp đồng thuê dưới 100 triệu đồng/năm, ít yêu cầu hơn. Nếu trên 100 triệu đồng/năm, phải tuân thủ các quy định về thuế GTGT, thuế TNCN,… |
III. Điều kiện để được tính chi phí hợp lý & cách tính thuế
Để chi phí không có hóa đơn được công nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, đồng thời tính đúng thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân liên quan.
1. Điều kiện để chi phí được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
- Doanh nghiệp lập bảng kê mẫu số 01/TNDN đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân/hộ kinh doanh theo đúng mẫu quy định; nội dung thông tin phải đầy đủ, chính xác.
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng thuê tài sản nếu có.
- Biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ (nếu có).
- Chứng từ thanh toán rõ ràng (phiếu chi, ủy nhiệm chi hay chuyển khoản nếu được yêu cầu).
- Bản sao giấy tờ cá nhân đối với người cung cấp: CCCD/CMND.
2. Cách tính thuế TNCN đối với các trường hợp này
- Nếu người cung cấp là cá nhân không kinh doanh: thường không phải chịu thuế TNCN khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, nếu không phải loại hình dịch vụ quy định bị đánh thuế TNCN.
- Nếu là thuê lao động theo hợp đồng thời vụ, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN 10% trên tiền công, tiền lương trước khi thanh toán.
- Với cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu dưới hoặc bằng 100 triệu/năm: mức thuế suất TNCN hoặc cách tính có thể khác nhau tùy dịch vụ hay hàng hóa, nhưng thường là đơn giản hơn.
- Với cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu/năm: phải sử dụng hóa đơn, kê khai thuế theo quy định (ví dụ thuế TNCN theo tỷ lệ % doanh thu, tùy loại hình hoạt động: mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ).
3. Một số lưu ý khi sử dụng bảng kê 01/TNDN
- Nếu giá mua hàng/dịch vụ kê khai trong bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có quyền áp dụng giá thị trường để xác định chi phí được trừ.
- Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của bảng kê, các hồ sơ kèm theo để tránh bị từ chối khi kiểm tra, thanh tra thuế.
IV. Một vài ví dụ thực tế
-
Ví dụ 1: Công ty A thu mua trái cây tươi từ người dân với tổng giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trong một lần giao dịch. Người dân không phải hộ kinh doanh. Công ty A lập bảng kê mẫu 01/TNDN, biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán, bản sao CCCD, chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi). Nếu tất cả đầy đủ, chi phí có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
-
Ví dụ 2: Công ty thuê lao động cá nhân để sửa chữa cơ sở vật chất, anh X là cá nhân không kinh doanh. Công ty cần hợp đồng thời vụ hoặc giao khoán, bản sao CCCD anh X, chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi thanh toán cho anh X, và chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN nếu đủ điều kiện.
V. Các lợi ích và rủi ro khi dùng chi phí không có hóa đơn
✅ Lợi ích:
- Tiết kiệm thủ tục hóa đơn, đặc biệt khi cung cấp hàng hóa/dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ nhỏ miền quê.
- Giảm chi phí hành chính, chi phí mở hóa đơn, mua hóa đơn nếu không cần thiết.
- Giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc mua sắm nhỏ, chi tiêu phát sinh từ cá nhân, cá thể cung ứng nhỏ lẻ.
⚠ Rủi ro:
- Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, chi phí có thể không được công nhận là chi phí được trừ, dẫn tới tăng thuế cần phải nộp.
- Bảng kê sai thông tin, chứng từ không hợp lệ có thể bị cơ quan thuế từ chối.
- Thanh toán bằng tiền mặt quá lớn có thể bị kiểm tra nếu vượt ngưỡng cho phép.
- Nếu kê khai chi phí cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có thể điều chỉnh về giá thị trường, ảnh hưởng tới chi phí thuế.
VI. Những câu hỏi thường gặp
-
Có bắt buộc chuyển khoản ngân hàng khi chi phí trên 20 triệu đồng không có hóa đơn?
→ Không bắt buộc nếu là mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu ≤ 100 triệu đồng/năm; nhưng nếu cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu lớn hơn hoặc là yêu cầu của doanh nghiệp để minh bạch, thì nên chuyển khoản. -
Khi nào phải có hóa đơn?
→ Nếu mua từ cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm hoặc cá nhân kinh doanh, hoặc nếu cá nhân cung cấp dịch vụ mà pháp luật quy định phải có hóa đơn thì cần hóa đơn. Nếu không có và muốn chi phí được chấp nhận, doanh nghiệp phải dùng bảng kê mẫu 01/TNDN. -
Thuế TNCN có phải chịu nếu cá nhân bán hàng hóa tự sản xuất?
→ Nếu cá nhân trực tiếp sản xuất, đánh bắt, nuôi trồng, làm muối... với sản phẩm chưa qua chế biến hoặc chỉ sơ chế bình thường, và có quyền sử dụng đất/mặt nước... thì được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện.
Chi phí hợp lý không có hóa đơn là một vấn đề quan trọng trong quản lý thuế doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nắm rõ các trường hợp áp dụng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ – chứng từ, sử dụng bảng kê theo mẫu quy định, thì vẫn có thể đưa các khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, luôn cần thận trọng, tuân thủ đúng quy định thuế, tránh rủi ro không được chấp nhận chi phí hoặc bị xử phạt khi bị thanh tra.
Nếu bạn cần tư vấn chi tiết cho ngành nghề riêng hoặc trường hợp cụ thể, mình có thể hỗ trợ soạn hồ sơ hoặc hướng dẫn làm sao để chi phí hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo pháp lý, hạn chế rủi ro. Bạn muốn mình làm bản mẫu theo ngành của bạn không?
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com