Từ ngày 1/6/2025, theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, chống thất thu thuế và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế.
Quy định sửa đổi về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của hộ kinh doanh như sau:
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số;
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.
Những đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01-06-2025
Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 01-06-2025 khi có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí dưới đây đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm trên 01 tỷ;
- Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
- Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích:
- Tăng tính minh bạch: Hóa đơn điện tử giúp ghi nhận doanh thu chính xác, giảm thiểu gian lận thuế.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
- Thuận tiện trong quản lý: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu và quản lý hóa đơn.
- Hỗ trợ chuyển đổi số: Thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản lý thuế và hoạt động kinh doanh.
Mức xử phạt khi không tuân thủ
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi vi phạm trong việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt hành chính nghiêm khắc:
- Phạt tiền từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn.
- Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.
Việc không tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể khiến hộ kinh doanh bị xử lý theo các quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Tham khảo ngay: Đại lý cung cấp hóa đơn điện tử chữ ký số Bluecom- Giải pháp toàn diện
4 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
Dưới đây là các cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí dành cho hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ, đơn giản – tiết kiệm – hợp lệ theo quy định của cơ quan thuế:
1. Sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Đối tượng:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Ít phát sinh hóa đơn, chưa có điều kiện triển khai phần mềm trả phí.
- Cách thực hiện:
- Truy cập Cổng hóa đơn điện tử: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Đăng ký tài khoản, khai báo thông tin đơn vị.
- Được cấp tài khoản sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử miễn phí.
- Tạo, ký số (nếu có), gửi và tra cứu hóa đơn ngay trên nền tảng web.
- Ưu điểm:
- Miễn phí hoàn toàn.
- Không cần cài phần mềm.
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
2. Dùng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí từ nhà cung cấp dịch vụ
Một số nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có gói miễn phí hoặc dùng thử lâu dài, thường phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ.
- Các nhà cung cấp phổ biến có hỗ trợ miễn phí:
- MISA meInvoice (cho phép dùng thử hoặc miễn phí với số lượng hóa đơn giới hạn)
- EasyInvoice, CyberBill, EFY, VNPT Invoice, Bkav, v.v.
- Ưu điểm:
- Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật tốt.
- Có tính năng tra cứu, quản lý, báo cáo đầy đủ.
- Có thể nâng cấp lên gói trả phí khi cần mở rộng.
3. Đăng ký hỗ trợ miễn phí từ Chi cục Thuế địa phương
Một số Chi cục Thuế có chương trình phối hợp cùng các đơn vị cung cấp phần mềm để hỗ trợ hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí, nhất là trong giai đoạn chuyển đổi bắt buộc (từ 1/6/2025).
- Cách thực hiện:
- Liên hệ Chi cục Thuế nơi bạn đăng ký mã số thuế hộ kinh doanh.
- Xin thông tin về chính sách hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí.
- Đăng ký danh sách hỗ trợ nếu có chương trình tại địa phương.
- Ưu điểm:
- Có cán bộ hỗ trợ trực tiếp.
- Được hướng dẫn kỹ cách sử dụng phù hợp quy định.
4. Sử dụng máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí (nếu có)
Một số phần mềm quản lý bán hàng hoặc máy tính tiền có tính năng phát hành hóa đơn điện tử miễn phí, như:
- Sapo POS
- KiotViet
- Maybanhang.net
→ Với điều kiện: phát sinh ít giao dịch, hoặc theo gói cơ bản miễn phí.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh cần chủ động thực hiện để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tận dụng những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com