Trong thời gian tới, việc chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai thuế theo doanh thu, chi phí thực tế sẽ trở thành xu hướng bắt buộc đối với nhiều hộ, cá nhân kinh doanh. Đây là bước đi nhằm tăng tính minh bạch, công bằng trong quản lý thuế, đồng thời giúp người kinh doanh nộp thuế sát với thực tế hoạt động.
Tuy nhiên, trên thực tế, không ít hộ kinh doanh khi mới chuyển sang hình thức kê khai đã lúng túng, làm sai quy định, dẫn đến bị xử phạt, truy thu thuế hoặc phát sinh rủi ro pháp lý. Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến nhất mà hộ kinh doanh rất dễ mắc phải trong giai đoạn chuyển đổi này.
1. Không hiểu rõ bản chất của việc kê khai thuế
Sai lầm đầu tiên và cũng là phổ biến nhất là hiểu chưa đúng về kê khai thuế. Nhiều hộ kinh doanh cho rằng kê khai chỉ đơn giản là “báo doanh thu để nộp thuế”, trong khi thực tế đây là một phương thức quản lý hoàn toàn khác so với thuế khoán.
Khi chuyển sang kê khai, hộ kinh doanh phải:
- Xác định đúng loại thuế phải nộp (GTGT, TNCN…)
- Ghi nhận đầy đủ doanh thu phát sinh
- Hạch toán chi phí hợp lệ
- Lập và nộp tờ khai thuế đúng kỳ
Việc không nắm rõ nghĩa vụ này dễ dẫn đến kê khai thiếu, sai hoặc bỏ sót, khiến hộ kinh doanh bị truy thu và xử phạt hành chính.
2. Ghi chép doanh thu - chi phí không đầy đủ, không nhất quán
Khi còn áp dụng thuế khoán, nhiều hộ không cần quan tâm quá nhiều đến sổ sách. Tuy nhiên, với hình thức kê khai, doanh thu và chi phí phải được ghi chép đầy đủ, liên tục và có căn cứ chứng từ.
Một số sai sót thường gặp gồm:
- Không ghi nhận doanh thu bán lẻ, bán online
- Ghi chép thủ công, thiếu sót ngày tháng
- Không tách bạch doanh thu cá nhân và doanh thu kinh doanh
- Không theo dõi chi phí thực tế phát sinh
Việc ghi chép không đầy đủ không chỉ khiến số liệu kê khai sai lệch mà còn làm chi phí không được chấp nhận khi tính thuế, dẫn đến số thuế phải nộp cao hơn thực tế.
3. Không lưu trữ hóa đơn, chứng từ hợp lệ
Một nguyên tắc quan trọng khi kê khai thuế là: chi phí muốn được tính hợp lệ thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn giữ thói quen:
- Không lấy hóa đơn đầu vào
- Làm mất hoặc không lưu trữ chứng từ
- Chỉ giữ bản chụp, không lưu file gốc
Hệ quả là khi cơ quan thuế kiểm tra, các khoản chi phí này không được chấp nhận, làm tăng thu nhập chịu thuế và phát sinh truy thu. Ngoài ra, việc không lưu trữ hóa đơn đúng quy định còn có thể bị xử phạt riêng về hành vi vi phạm chế độ chứng từ kế toán.
Luật Quản lý thuế sửa đổi: Doanh nghiệp được “giảm thủ tục” từ 2026?
4. Nộp tờ khai thuế không đúng hạn
Không ít hộ kinh doanh dù đã chuyển sang kê khai nhưng vẫn chưa quen với lịch kê khai định kỳ, dẫn đến tình trạng nộp tờ khai muộn hoặc quên nộp.
Tùy theo quy mô và phương thức khai thuế, hộ kinh doanh có thể phải:
- Kê khai theo tháng hoặc theo quý
- Nộp thuế môn bài hằng năm
- Quyết toán thuế khi có yêu cầu
Việc nộp chậm tờ khai sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời phát sinh tiền chậm nộp nếu nộp thuế muộn. Lỗi này tuy đơn giản nhưng lại rất dễ mắc, đặc biệt với các hộ mới chuyển đổi.
5. Kê khai sai thuế GTGT và thuế TNCN
Thuế GTGT và thuế TNCN là hai sắc thuế phổ biến đối với hộ kinh doanh kê khai. Tuy nhiên, do thiếu kiến thức chuyên môn, nhiều hộ:
- Áp sai phương pháp tính thuế
- Nhầm lẫn giữa doanh thu chịu thuế và không chịu thuế
- Tính sai thuế suất
- Không phân biệt được thuế phải nộp và thuế đã khấu trừ
Sai sót trong kê khai thuế không chỉ làm tăng số thuế phải nộp mà còn có thể dẫn đến bị ấn định thuế, gây bất lợi lớn cho hộ kinh doanh trong dài hạn.
6. Không sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định
Theo quy định hiện hành, nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt là hộ có doanh thu lớn, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Tuy nhiên, một số hộ vẫn:
- Không xuất hóa đơn cho khách
- Sử dụng hóa đơn giấy không còn phù hợp
- Xuất hóa đơn không đúng thời điểm
Những hành vi này không chỉ khiến hóa đơn không hợp lệ mà còn làm tăng rủi ro bị xử phạt, bị đưa vào diện quản lý rủi ro cao của cơ quan thuế.
Kết luận
Chuyển từ thuế khoán sang kê khai là bước thay đổi lớn đối với hộ kinh doanh, đòi hỏi sự chủ động, hiểu biết và tuân thủ nghiêm túc quy định pháp luật về thuế. Nếu không chuẩn bị kỹ, hộ kinh doanh rất dễ mắc phải các sai lầm phổ biến như ghi chép thiếu, kê khai sai, nộp chậm hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
Ngược lại, nếu thực hiện đúng ngay từ đầu, hình thức kê khai sẽ giúp hộ kinh doanh minh bạch tài chính, kiểm soát chi phí tốt hơn và tránh được rủi ro pháp lý về thuế trong tương lai.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com