Trong bối cảnh chuyển đổi số trong quản lý thuế ngày càng mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh. Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ, giúp hoàn thiện hành lang pháp lý và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc lập và xuất hóa đơn điện tử đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách lập và xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo quy định mới.
1. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, biếu tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của pháp luật thuế).
Một số nguyên tắc quan trọng khi lập hóa đơn điện tử gồm:
- Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
- Nội dung hóa đơn phải đầy đủ, chính xác và đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế.
- Hóa đơn điện tử phải được ký số trước khi gửi cho người mua.
- Dữ liệu hóa đơn phải được truyền đến cơ quan thuế theo đúng định dạng chuẩn.
- Không được lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch không có thật.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này giúp đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý và được cơ quan thuế chấp nhận.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng được nhấn mạnh trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền, tùy theo thời điểm nào đến trước.
Một số trường hợp đặc thù
Nghị định mới cũng bổ sung hướng dẫn rõ hơn đối với các lĩnh vực như:
- Xây dựng, lắp đặt
- Kinh doanh bất động sản
- Cung cấp điện, nước, viễn thông
- Hoạt động vận tải
- Bán lẻ theo hệ thống
Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính về thuế và hóa đơn.
Hóa đơn điện tử trở thành “chuẩn bắt buộc” từ 2026 – Doanh nghiệp đã sẵn sàng?
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số
- Số hóa đơn
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
- Thành tiền chưa có thuế
- Thuế suất và tiền thuế GTGT
- Tổng tiền thanh toán
- Chữ ký số của người bán
- Thời điểm lập hóa đơn
Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng tạo điều kiện linh hoạt hơn đối với một số chỉ tiêu trên hóa đơn trong các trường hợp đặc thù như bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh.
4. Quy trình lập và xuất hóa đơn điện tử
Để lập và xuất hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin giao dịch
Bao gồm:
- Thông tin khách hàng
- Danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ
- Giá bán, thuế suất
- Phương thức thanh toán
Đây là bước quan trọng giúp hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.
Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra định dạng dữ liệu.
Bước 3: Ký số hóa đơn
Sau khi kiểm tra nội dung, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử. Đây là bước xác nhận tính pháp lý của hóa đơn.
Bước 4: Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế
Tùy theo loại hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
Hệ thống sẽ tự động truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua
Hóa đơn có thể được gửi cho khách hàng qua:
- Tin nhắn
- Link tra cứu
- Cổng thông tin điện tử
Người mua có thể lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử.
5. Một số lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử
Kiểm tra thông tin người mua
Sai mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp là lỗi phổ biến, có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Không xuất hóa đơn lùi ngày
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt theo quy định về hóa đơn và thuế.
Xử lý sai sót hóa đơn đúng quy định
Khi hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót, doanh nghiệp phải thực hiện:
- Lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc
- Lập hóa đơn thay thế
Không được xóa hoặc sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành.
Lưu trữ dữ liệu hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và thuế (thông thường là 10 năm).
6. Vai trò của hóa đơn điện tử trong quản lý thuế
Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục khẳng định vai trò quan trọng của hóa đơn điện tử trong việc:
- Minh bạch hóa hoạt động kinh doanh
- Giảm gian lận về hóa đơn
- Tăng hiệu quả quản lý thuế
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
- Đẩy mạnh chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính
Việc áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp hơn và hạn chế rủi ro pháp lý.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã bổ sung và hoàn thiện nhiều quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn và quy trình phát hành. Doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật quy định mới để lập và xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn.
Tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, minh bạch tài chính và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com