Từ ngày 1/7/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là một bước chuyển đổi quan trọng nhằm hiện đại hóa hoạt động quản lý thuế, minh bạch doanh thu, giảm thất thoát ngân sách và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ, dịch vụ ăn uống, siêu thị, cửa hàng tiện lợi,…
Vậy hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để kịp thời triển khai đúng quy định? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin cần thiết giúp hộ kinh doanh chủ động thực hiện.
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được lập trực tiếp tại điểm bán hàng thông qua máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan thuế nhận được thông tin hóa đơn ngay thời điểm phát sinh, không cần chờ doanh nghiệp gửi tổng hợp cuối ngày như trước.
Loại hóa đơn này được áp dụng chủ yếu cho các hộ, cá nhân kinh doanh trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng cuối, như:
- Nhà hàng, quán ăn, cà phê;
- Siêu thị, cửa hàng tiện lợi;
- Trung tâm thương mại, chợ;
- Hiệu thuốc, cửa hàng quần áo, mỹ phẩm, điện thoại, điện máy…
2. Những đối tượng nào bắt buộc phải áp dụng từ 1/7/2025?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Công văn 4500/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế, từ ngày 1/7/2025, các hộ, cá nhân kinh doanh thuộc nhóm sau phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, nếu có đăng ký kê khai thuế:
- Có địa điểm kinh doanh cố định (như cửa hàng, quầy hàng, nhà hàng,…);
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng;
- Không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ, miễn là thuộc ngành nghề áp dụng.
Đặc biệt, các hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai theo Luật Quản lý thuế mới, nếu thuộc nhóm nêu trên, cũng phải triển khai loại hóa đơn này.
Từ 01/7/2025, Chủ hộ kinh doanh không đóng BHXH bị phạt bao nhiêu tiền?
3. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
a) Kiểm tra ngành nghề và mô hình kinh doanh của mình
Bước đầu tiên, hộ kinh doanh cần xác định rõ mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không. Nếu hoạt động trong các ngành có giao dịch bán lẻ, thu tiền trực tiếp, hoặc cung cấp dịch vụ tại chỗ (ăn uống, giải trí, chăm sóc sức khỏe,…), thì khả năng cao là thuộc đối tượng phải áp dụng.
b) Đăng ký chuyển đổi sang hình thức khai thuế
Đối với hộ cá nhân đang nộp thuế khoán, cần chuẩn bị hồ sơ để chuyển sang phương pháp kê khai thuế theo quý, vì đây là điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử (khoán thì không dùng hóa đơn). Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 15/1 hàng năm (hoặc trong 10 ngày kể từ khi bắt đầu kinh doanh mới).
c) Trang bị thiết bị máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế
Máy tính tiền phải đảm bảo:
- Có kết nối internet ổn định;
- Có phần mềm xuất hóa đơn điện tử;
- Tích hợp chức năng truyền dữ liệu đến cơ quan thuế tự động.
Hiện nay, Tổng cục Thuế có cung cấp ứng dụng miễn phí cho hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền. Hộ kinh doanh có thể lựa chọn:
- Thiết bị phần cứng riêng như máy POS, máy tính bảng kết hợp máy in;
- Hoặc sử dụng phần mềm máy tính tiền cài trên điện thoại, máy tính bảng, do đơn vị cung cấp dịch vụ tích hợp.
d) Đăng ký sử dụng HĐĐT có mã khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
Sau khi chuẩn bị đầy đủ thiết bị và phần mềm, hộ kinh doanh cần:
- Gửi mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT (theo Mẫu số 01ĐKTD-HĐĐT);
- Chọn hình thức hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
- Đăng ký danh sách thiết bị (máy tính tiền) sẽ dùng để lập hóa đơn.
Việc này có thể thực hiện trực tuyến thông qua cổng dịch vụ thuế điện tử (etax) hoặc tại Chi cục Thuế quản lý.
4. Lợi ích khi sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Việc triển khai HĐĐT theo hình thức mới tuy cần thời gian chuẩn bị ban đầu nhưng sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài:
- Minh bạch doanh thu, dễ dàng thống kê và quản lý tài chính;
- Tiết kiệm thời gian cho cả người bán và người mua, không phải viết tay;
- Giảm rủi ro sai sót, nhầm lẫn, đặc biệt khi áp lực đông khách;
- Tránh bị xử phạt hành chính do không lập hóa đơn;
- Hỗ trợ hoàn thuế, tính chi phí hợp lý trong các giao dịch lớn;
- Nâng cao uy tín kinh doanh, thuận lợi hơn khi mở rộng hoặc hợp tác.
5. Một số lưu ý quan trọng
- Không bắt buộc người tiêu dùng phải lấy hóa đơn, nhưng nếu có phát sinh giao dịch thì vẫn phải lập hóa đơn, dù khách không lấy;
- Hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm;
- Nếu có thay đổi thiết bị máy tính tiền hoặc phần mềm thì phải cập nhật lại thông tin với cơ quan thuế;
- Trường hợp không triển khai đúng thời hạn có thể bị xử phạt từ 2 – 8 triệu đồng, tùy hành vi vi phạm.
Từ nay đến ngày 1/7/2025 không còn quá nhiều thời gian, do đó, các hộ kinh doanh cần chủ động rà soát lại mô hình kinh doanh, chuẩn bị hạ tầng thiết bị, phần mềm và thủ tục hành chính cần thiết để kịp thời triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Đây không chỉ là quy định bắt buộc, mà còn là cơ hội để hộ kinh doanh tiếp cận với cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại hơn – phù hợp với xu thế chuyển đổi số quốc gia và sự kỳ vọng của khách hàng trong thời đại số.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com