Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quyền lợi quan trọng của người nộp thuế khi đã nộp thừa hoặc không thuộc diện phải nộp thuế. Việc hoàn thuế không chỉ giúp người lao động và cá nhân kinh doanh lấy lại số tiền đã khấu trừ không đúng quy định, mà còn thể hiện tính công bằng trong chính sách thuế của Nhà nước. Tuy nhiên, để được hoàn thuế, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định. Vậy hồ sơ hoàn thuế TNCN được phân thành bao nhiêu loại? Bài viết này sẽ làm rõ vấn đề, giúp bạn hiểu rõ các loại hồ sơ và thủ tục liên quan.
1. Các trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân
Trước khi tìm hiểu về các loại hồ sơ hoàn thuế TNCN, bạn cần biết trong những trường hợp nào có thể đề nghị hoàn thuế. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC, có ba trường hợp chính được hoàn thuế:
1.1. Số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau quyết toán
Trường hợp này xảy ra khi người nộp thuế đã bị khấu trừ hoặc tạm nộp thuế TNCN nhiều hơn số thuế thực tế phải nộp trong năm.
Ví dụ: Bạn là người lao động có thu nhập dưới mức chịu thuế nhưng vẫn bị khấu trừ 10% từ các khoản thưởng, tiền công do không cung cấp đầy đủ hồ sơ giảm trừ gia cảnh. Khi làm quyết toán thuế, số tiền này sẽ được hoàn lại.
1.2. Người nộp thuế thuộc diện được miễn, giảm thuế
Một số trường hợp đặc biệt được miễn, giảm thuế theo chính sách của Chính phủ, như miễn thuế cho thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản trong trường hợp thừa kế hoặc tặng cho giữa người thân thuộc hàng thừa kế thứ nhất. Nếu đã nộp thuế trước đó, bạn có thể đề nghị hoàn thuế.
1.3. Số thuế nộp thừa khi tạm nộp thuế từ nhiều nguồn thu nhập
Người có thu nhập từ nhiều nguồn thường bị khấu trừ thuế TNCN theo từng nơi làm việc. Khi tổng kết cuối năm, nếu số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo biểu thuế lũy tiến, bạn có thể làm thủ tục hoàn thuế để nhận lại phần nộp thừa.
Sau 31/3/2025 chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân bị phạt bao nhiêu?
2. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân được phân thành bao nhiêu loại?
Hồ sơ hoàn thuế TNCN được phân thành 3 loại chính tùy thuộc vào từng đối tượng và tình trạng nộp thuế của người đề nghị hoàn thuế. Dưới đây là chi tiết từng loại hồ sơ:
2.1. Hồ sơ hoàn thuế cho cá nhân tự quyết toán thuế
Đây là loại hồ sơ phổ biến nhất, áp dụng cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế mà không thông qua tổ chức chi trả thu nhập.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (theo mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (do đơn vị chi trả thu nhập cấp).
- Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế (nếu ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện).
Ví dụ:
Bạn làm việc cho nhiều công ty trong năm và mỗi công ty đều khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10%. Cuối năm, khi quyết toán, tổng thu nhập của bạn chưa đến mức chịu thuế. Trong trường hợp này, bạn cần nộp hồ sơ tự quyết toán thuế để được hoàn lại khoản thuế đã khấu trừ.
2.2. Hồ sơ hoàn thuế do tổ chức chi trả thu nhập thực hiện thay
Loại hồ sơ này áp dụng cho người lao động đã ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan) thực hiện quyết toán thuế thay mình.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức chi trả thu nhập (mẫu số 05/QTT-TNCN).
- Danh sách cá nhân ủy quyền quyết toán thuế (theo mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
- Chứng từ khấu trừ thuế của từng cá nhân.
- Báo cáo tài chính của doanh nghiệp (nếu có).
Lưu ý: Người lao động chỉ có thể ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả thu nhập nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định, như có thu nhập từ duy nhất một nơi hoặc có thu nhập ở nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán chỉ còn làm việc ở một nơi và có ủy quyền hợp lệ.
2.3. Hồ sơ hoàn thuế cho cá nhân không cư trú hoặc người nước ngoài rời Việt Nam
Đối với cá nhân không cư trú hoặc người nước ngoài kết thúc công việc và rời Việt Nam trước khi kết thúc năm tài chính, việc hoàn thuế sẽ có những đặc thù riêng.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Bản sao hộ chiếu và visa thể hiện thời gian cư trú tại Việt Nam.
- Giấy xác nhận của cơ quan, đơn vị về thời gian làm việc tại Việt Nam.
Ví dụ:
Một chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ tháng 1 đến tháng 10 và rời Việt Nam trước khi kết thúc năm tài chính. Người này có thể làm thủ tục hoàn thuế cho phần thu nhập đã nộp thừa.
3. Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế
Người nộp thuế cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ để tránh mất quyền được hoàn thuế:
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là trước ngày 31/3 của năm tiếp theo.
- Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả: Tổ chức chi trả thu nhập sẽ thay mặt cá nhân quyết toán và hoàn thuế theo thời hạn chung.
- Đối với người nước ngoài rời Việt Nam: Thời hạn nộp hồ sơ hoàn thuế là trước khi rời Việt Nam.
4. Lưu ý khi nộp hồ sơ hoàn thuế
- Kiểm tra đầy đủ chứng từ: Đảm bảo các chứng từ khấu trừ thuế và giấy tờ cá nhân đều hợp lệ và chính xác.
- Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử: Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua https://thuedientu.gdt.gov.vn để tiết kiệm thời gian.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Cơ quan thuế sẽ giải quyết hồ sơ và hoàn trả tiền thuế trong vòng 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân được phân thành 3 loại chính, tùy thuộc vào từng đối tượng và cách thức quyết toán. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi hoàn thuế của bạn. Nếu bạn thuộc diện được hoàn thuế, đừng quên thực hiện thủ tục đúng thời hạn để sớm nhận lại số tiền đã nộp thừa.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com