Ngày 28/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Một trong những nội dung quan trọng là hướng dẫn ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cụ thể.
Bài viết này sẽ giúp các tổ chức, cá nhân kinh doanh hiểu rõ quy định mới về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và cách thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
1. Khi nào doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Điều 2, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người nộp thuế sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
a) Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký thuế: Khi cơ quan thuế xác minh thấy người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thuế, sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
b) Bị cơ quan có thẩm quyền cưỡng chế thuế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng: Đây là trường hợp doanh nghiệp bị cưỡng chế nợ thuế, không được phép sử dụng hóa đơn cho đến khi hoàn tất nghĩa vụ thuế.
c) Người nộp thuế có dấu hiệu rủi ro cao về thuế và được xác minh có hành vi sử dụng hóa đơn sai mục đích. Ví dụ: lập hóa đơn để hợp thức hóa đầu vào, bán hóa đơn, không có hoạt động kinh doanh thực tế…
2. Quy trình ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 1: Cơ quan thuế ban hành thông báo
Khi thuộc một trong các trường hợp trên, cơ quan thuế sẽ ra Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TB-NHSĐHĐĐT).
Thông báo này được gửi:
- Trực tiếp qua cổng thông tin của cơ quan thuế,
- Gửi đến email đã đăng ký,
- Hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu có.
Bước 2: Người nộp thuế ngừng lập hóa đơn điện tử
Ngay sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải dừng ngay việc phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử (kể cả hóa đơn đã có mã và chưa có mã của cơ quan thuế).
Việc tiếp tục sử dụng hóa đơn sau thời điểm bị thông báo ngừng là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính nặng.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ
3. Sau khi bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải làm gì?
a) Rà soát lại hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế
- Nếu bị ngừng hóa đơn do nợ thuế, doanh nghiệp cần nộp đầy đủ số tiền thuế nợ.
- Nếu bị ngừng do sai phạm hóa đơn, cần phối hợp với cơ quan thuế để giải trình, khắc phục.
- Nếu bị xác định “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, cần làm thủ tục cập nhật thông tin thuế.
b) Gửi văn bản đề nghị được sử dụng lại hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi cơ quan thuế, gồm:
- Đơn đề nghị sử dụng lại hóa đơn điện tử (theo mẫu).
- Giải trình, tài liệu chứng minh đã khắc phục vi phạm (nếu có).
- Cam kết sử dụng hóa đơn đúng quy định.
Cơ quan thuế sẽ xem xét trong thời gian quy định và ra thông báo chấp thuận hoặc từ chối.
4. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
- Chủ động theo dõi thông báo từ cơ quan thuế
Nhiều doanh nghiệp không biết mình bị ngừng hóa đơn do không kiểm tra email hoặc hệ thống quản lý thuế điện tử. Điều này gây ra gián đoạn trong giao dịch với khách hàng và có thể phát sinh tranh chấp.
👉 Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình theo dõi thông báo thuế mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
- Kiểm tra và cập nhật địa chỉ trụ sở chính
Theo thống kê của Tổng cục Thuế, có hàng nghìn doanh nghiệp bị ngừng hóa đơn mỗi năm do không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, nhưng chưa cập nhật thông tin với cơ quan thuế.
👉 Nếu doanh nghiệp chuyển văn phòng hoặc thay đổi thông tin, cần làm thủ tục cập nhật thông tin thuế ngay.
- Tuân thủ quy định về sử dụng hóa đơn
Việc lập hóa đơn sai mục đích, phát hành hóa đơn khi không có hoạt động thực tế… đều là vi phạm nghiêm trọng và có thể dẫn đến ngừng hóa đơn điện tử + xử phạt hành chính + truy thu thuế.
5. Xử phạt khi cố tình sử dụng hóa đơn dù đã bị ngừng
Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn phát hành hóa đơn điện tử sau khi bị ngừng, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới:
- Từ 10 triệu – 20 triệu đồng, tùy theo mức độ và số lượng hóa đơn vi phạm.
- Ngoài ra, hóa đơn đã phát hành trong thời gian bị ngừng sẽ không có giá trị pháp lý, gây rủi ro cho cả bên bán và bên mua.
6. Cách tra cứu tình trạng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra xem mình có bị ngừng hóa đơn hay không bằng các cách sau:
- Đăng nhập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Vào mục “Tra cứu thông báo”, nhập MST để kiểm tra.
- Liên hệ trực tiếp chi cục thuế quản lý để được hướng dẫn.
Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một chế tài cần thiết để ngăn chặn tình trạng gian lận hóa đơn, trốn thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, để tránh bị ngừng hóa đơn, doanh nghiệp cần:
- Tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế;
- Cập nhật chính xác thông tin đăng ký thuế;
- Không sử dụng hóa đơn sai mục đích;
- Chủ động làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh rủi ro.
Việc quản lý hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn bảo vệ uy tín và tính hợp pháp trong mọi giao dịch kinh doanh.
Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu
CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM
VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 024.39936229 - 84973282186
Email: dailythuebluecom@gmail.com