Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi khá thường gặp của kế toán. Để hạn chế tối đa việc lập hóa đơn không đúng thời điểm hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Quy định về thời điểm xuất hóa đơn

Về thời điểm xuất hóa đơn

1. Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Theo quy định trên, đối với hoạt động thương mại (bán hàng hóa), ngày xuất hóa đơn là ngày chuyển giao hàng hóa

2. Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Theo quy định trên, đối với hoạt động dịch vụ, ngày xuất hóa đơn là ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền (nếu thu tiền trước khi dịch vụ hoàn thành)

3. Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ được giao tương ứng.

Theo quy định trên, đối với xây dựng, ngày xuất hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao.

4. Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

5. Ngày lập hoá đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hoá, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

6. Ngày lập hóa đơn đối với hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

7. Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hoá đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ.

Căn cứ theo Thông tư 10 /2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và “Điều 11. Về Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì:

Điều 11. Hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hoá đơn không đúng thời điểm.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hoá đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2023 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2023 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hoá đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2023 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hoá đơn không đúng thời điểm theo quy định.“

Theo quy định trên, với hành vi bán hàng ngày 1 mà hóa đơn xuất ngày 2 trong cùng tháng là mức phạt tối thiểu là 4 triệu.

Như vậy, có thể thấy việc xuất hóa đơn có thể bị phạt hành chính với mức từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng ngoài ra thì doanh nghiệp còn bị truy thu thuế TNDN, GTGT nếu phát sinh nghĩa vụ phải nộp trong kỳ.

Thời điểm lập hóa đơn

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/9/2019, thời điểm lập hóa đơn điện tử trong các trường hợp thông thường được quy định:

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu được tiền hay chưa.

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn: Mỗi lần giao hàng/bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác, Bộ Tài Chính có quy định thời điểm xuất hóa đơn cụ thể tại Điều 4 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm

Xuất hóa đơn sai thời điểm được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Căn cứ Khoản 8 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành luật thuế GTGT quy định:
“8. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.
Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.”
Tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định về xử lý đối với hóa đơn đã lập:
“3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng..., tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Bên cạnh đó theo Công văn 74116/CT-TTHT ngày 2/12/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội giải đáp chính sách thuế có nêu rõ trường hợp giải quyết khi hóa đơn xuất sai thời điểm:
“Đối với bên mua hàng hóa dịch vụ, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện quy định tại Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu trên thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định”.

Như vậy, hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm việc mua hàng hóa, dịch vụ đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được khấu trừ thuế GTGT theo quy định. Kế toán thực hiện:

• Cùng với bên bán lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót;
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh (người bán lập), kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
• Kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra tại trụ sở người nộp thuế.

Xuất hóa đơn sai thời điểm được đưa vào chi phí

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) như sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá từ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ".

Căn cứ theo nội dung Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm bên mua sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra, bên bán khi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ có thể bị phạt hành chính, mức phạt  4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Trường hợp xử lý hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý để có thể xử lý đúng, kịp thời. Đối với hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm sẽ không ảnh hưởng nhiều khi xử lý tốt, tuy nhiên đối với hóa đơn đầu ra mức phạt hành chính có thể rất cao.

Bên bán và bên mua bị xử phạt như thế nào khi hóa đơn xuất sai thời điểm

Đối với bên bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:

• Căn cứ khoản 3, Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 về mức phạt đối với hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì:

“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

a.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.”

Đối với bên mua:

Tại công văn 76600/CT-TTHT ngày 19/11/2018 của cục thuế Hà Nội hướng dẫn doanh nghiệp:

Trường hợp Công ty mua hàng hóa, dịch vụ mà bên bán lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, nếu việc mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh; đúng thực tế; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ; Công ty có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên) thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với số hóa đơn nêu trên.

Tuy nhiên, trường hợp qua xác minh nếu cơ quan thuế phát hiện Công ty không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên thì Công ty không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với số hóa đơn này. Đồng thời, bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, bị xử phạt vi phạm lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Như vậy, hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng đủ điều kiện: việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn chứng từ đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.

=> Xem thêm: Hoá đơn lập trước, 01/7/2023 mới ký, VAT 8% hay 10%?

Bluecom - Đơn vị cung cấp dịch vụ đại lý thuế hàng đầu

CÔNG TY CỔ PHẦN ỨNG DỤNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BLUECOM VIỆT NAM

VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 024.39936229 - 84973282186

Email: dailythuebluecom@gmail.com